Wat gaat het snel! De meest schaarse bron in ons bezit is onze tijd. Ik verbaas me er altijd over dan in bedrijven iedere euro, dollar of rupi wordt omgekeerd voor ie wordt uitgegeven, maar dat tijd blijkbaar minder aandacht geniet. 

Met onderstaande kwalitatieve en kwantitatieve vragencoachlijst sta je periodiek selectief stil bij je tijdgebruik. En zoals Sadghuru zegt -of je hem nu tof vind of niet-: time = life! Dus zonder further ado: de checklist tijdreizen!

Hoe gebruiken?

Je kan hem je op verschillende manieren gebruiken: de vragen overlopen en stilstaan bij wat je triggert -intuïtief- of ze bekijken met een bepaald project, deel van je werk in je achterhoofd, of er je agenda bijnemen en een agenda-analyse doen enz.

Je hoeft dus absoluut niet alle vragen te doorlopen, voel welk deel van de checklist je mogelijk het meest zouden helpen in je reflectie. Op die manier kan je -zelfs partieel roulerend- door de lijst heen gaan. Kijk wat voor je werkt.

Je herinnert je vast dat dit een manier van global feedback is: je tijd analyseren nadien. Het nog sterkere local feedback gebeurt terwíjl je je agenda -bewust- invult en aanvult. Tijdens.

De vragenlijst is niet-exhaustief en thematisch opgebouwd.

VERTRAGEN

• Hoe ervaar je -in één woord- de voorbije periode: dag/week/maand/kwartaal …?
• Hoe is je energie- & goestinggevoel, je dopaminekes? 
• Waar komt dat vandaan? 
• Hoe lag je tempo de afgelopen periode? 
• Heb je early warning signals gemist? Of juist gerespecteerd? 
• Heb je ruimte gemaakt voor vertragen? 
• Waar kroop/kruipt veel tijd en energie in? 
• Wat weerhoudt je van nog meer resultaat denk je, wat resultaat dan ook voor je moge betekenen? 
• Hoe zou je nog meer tijd kunnen creëren?

VERZAMELEN

• Is je mailbox leeg en onder de illusie van controle?
• Is ie ingesteld zodat ie je niet afleidt? 
• Hoe vaak check je je mail per dag of is het per uur?
• Is ie ingesteld zodat ie niet afleidt?
• Via hoeveel andere wegen komt werk naar je toe?
• Waar blijf je met je spontane ideeën en gedachten?
• Via wie komt mail & werk vooral bij je terecht: je hierarchie, je team, je peers, een automatisch systeem, klanten, andere wegen?
• Waar blijf je daarmee? 
• Hoe centraliseer je al je werk?
• Heb je momenteel overzicht?
• Hoe hou je overzicht?

VERWERKEN

PRIORITEREN - overloop je agenda: 

• Was het nodig om DAT -die taak- ueberhaupt te doen?
• Welke gevolgen als je dit NIET gedaan had?
• Was het nodig om het ZELF te doen?
• Was het nodig om het DAN, op dat ogenblik te doen?
• Hoeveel van je dag was dringend?
• Wat maakte dat het dringend was?
• Welke druk ging er mee gepaard: emotioneel of rationeel?
• Hoe kwam dat bij jou terecht, via welk kanaal en waarom?
• Hoe had je dit kunnen voorkomen?
• Was het dweilen of zijn er ook kranen toe gezet?
• Hoe had je het kunnen delegeren of er onderuit geraken -b.v. terug omhoog delegeren-?
• Welk percentage van je dag werkte je aan echt belangrijke taken?
• Hoeveel van je tijd ging naar langere termijn-doelen -projecten?
• Is dat voldoende?
• Kan -een deel van- je werk vereenvoudigd, gesystematiseerd, geautomatiseerd worden?
• Hoe had het anders, beter, sneller gekund?

PLATFORMEREN

AGENDA

• Wat is je eerste indruk als je naar je agenda kijkt?
• Welk deel hiervan vulde je vooraf zelf en welk deel is door anderen ingevuld? 
• Door wie: klanten, hiërarchie, je team, routine, anderen?
• Hoe is dat werk op hun beurt bij hen geraakt? Heb je daar zicht op?
• Heb je het werk gechallenged: qua inhoud, qua deadline?
• Wat was er de toegevoegde waarde van?
• Hoe had het anders kunnen opgelost worden?
• Hoeveel heb je moeten verschuiven?
• Wat waren de oorzaken?
• Hoe kan je je deel dat je zelf bepaalt in je agenda vergroten?
• Hou je voldoende ruimte voor organisatie: binnenkomend werk bekijken, plannen, onvoorziene omstandigheden, tijd om aan je taken te werken en pauzes?
• Hoeveel van je agenda is gevuld met terugkerende routine? 
• Hoe is je vaardigheid tijdschatten: dien je je X-factor -een realiteitscorrectie op je tijdschatten- te wijzigen?
• Hoe ligt de verhouding boxing -grotere blokken, aan belangrijke grote taken werken- en fixing -kleinere taken-?
• Heb je voldoende buffer ingebouwd? Welke concrete momenten -uren, dagen?- zijn dat?
• Waarom maak je die -niet- zichtbaar in je kalender?
• TIJDROVERS - wat zijn voor jou de 3 grootste tijdrovers die je in je agenda tegenkomt?
• ENERGIEROVERS - wat zijn voor jou de 3 grootste energierovers die je in je agenda tegenkomt?

ACTIELIJST

• Ben je tevreden van je totaal- & dagelijkse actielijst? 
• Wat kan er nog aan verbeteren?
• Leiden alle taken naar de verwezenlijking van je doelen? 
• Heb je je taken voor vandaag kunnen afwerken?
• Moet je vaak schuiven/staan er veel over deadline?
• Welke oorzaken?
• Hoeveel tijdbommen -langer dan een half uur- zitten er in?
• Heb je voldoende ruimte ingepland voor takentijd?
• Hoeveel ruimte zou je dagelijks effectief nodig hebben voor je takentijd?
• Hoe maak je dit zichtbaar in je agenda?

ARCHIEF

• Vind je alles terug wat je nodig hebt?
• Loopt het tegelijk niet voor je voeten: afleiding!?
• Hoeveel tijd steek je in archiveren?
• Hoe kan je archiveren vereenvoudigen?
• Werk je optimaal met je zoekfunctie?
• Hoe kan je je folderstructuur, archiefstructuur optimaliseren?

VERZEKEREN

FOCUSSEN

• Hoe stond/staat het overigens met je concentratievermogen?
• Heb je voldoende focustijd -geconcentreerde betagolven- kunnen hebben?
• En tegelijk voldoende wandering tijd om prikkels te verwerken?
• Hoeveel beta-tijd en droomtijd had je overigens?
• Tevreden over de verhouding?
• Hoeveel had/heb je te maken met werkonderbrekingen?
• Waar komt het meeste van je afleidingstijd vandaan?
• Wat heb je nodig om nóg beter, meer te kunnen focussen?

PLANNEN

• Hoeveel van je agenda is doorgaans proactief gepland voor de dag begint?
• Kan je je ook aan die planning houden?
• Hoeveel ruimte daarvan ging/gaat er naar routineuze taken?
• En hoeveel gaat op aan vergaderingen?
• Hoe verlopen die effectief?
• Hoeveel van je tijd heb je aan je langere termijn-projecten en jaardoelen kunnen werken?
• Hoeveel reactieve uren door onvoorziene omstandigheden fietsen er tussendoor?
• Wat is de verhouding tussen zelf proactief gepland & reactief gepland/veroorzaakt door anderen?
• Welke voornaamste echte, onderliggende oorzaken dat je planning wijzigt/schuift?
• Hoe heb je je cognitieve prime time, je gouden uren -tussen 9 en 11u- gebruikt-?
• Wanneer lukte het je elders om aan grote taken te werken -boxing-?
• Was je op dat ogenblik en forme: was het de best mogelijke moment hieraan te werken?
• Waar had je -achteraf gezien- tijd kunnen winnen?
• Hoe komt het?
• Waar heb je niet aan gewerkt wat zich onbewust al manifesteert door een klein of wat groter stressje als je er aan denkt?

VERDIENEN

• Was je werk doelgericht: horend bij je rol & verantwoordelijkheden en leidend naar je doelen? Of is het eerder hobbyisme/psychologische betrokkenheid?
• Vond je het nuttig?
• Had je er de goesting en energie voor?
• Ken je duidelijk je doelen?
• En weet je welke taken aan welke doelen hangen?
• Hoeveel tijd spendeerde je aan je olifanten -je belangrijke doelen- en aan je konijnen -kleinere taken-?
• Hoe ligt die verhouding?
• Met welke 30% van je activiteiten behaal je 70% van je resultaat: welke activiteiten dragen echt bij?
• Hoeveel tijd heb je aan welke doelen besteed?
• Welke doelen kregen teveel/te weinig aandacht?
• Bij welke taken voel je je goed na het uitvoeren, bij welke niet?
• Hoe komt het?
• Waar heb je vandaag/deze week/maand je brood mee verdient?

VERBETEREN

• Welke tijdbeheer-uitdagingen kwam je tegen en hoe ben je ermee omgegaan?
• Wat doe je gewoonlijk in de voor-, wat in de namiddag?
• Wat pak je doorgaans meteen vast, wat stel je uit?
• Wat doe je doorgaans eerst, wat laatst?
• Waar heb je teveel tijd in gestoken?
• Hoe merk je dat je aandacht afneemt?
• Welke signalen?
• Wanneer heb je je meest/minst productieve momenten: je bioritme?
• En creatieve momenten?
• Welke beslissingen nam je, waarom en welke gevolgen?
• Welke had je kunnen nemen?
• Welke vaardigheden heb je geoefend?
• Welke zou je nog meer willen oefenen?
• Heb je ruimte voor spontaniteit gelaten?
• Heb je integer gehandeld?
• Welke momenten had je stress, hoe komt dat, wat hebben die momenten gemeen en hoe voorkom je dat voortaan?
• Welke momenten gaven je energie, wat hebben die gemeen en wat zegt dat?
• Wat is je grootste psychologische tijdrover?
• En wat je grootste werkelijke tijdrovers?
• Welke personen hebben grote invloed op je tijdgebruik & werkdruk?
• Wat is je verhouding met/t.o.v. die personen?
• Welke patronen zie je bij jezelf -en in je omgeving- terugkomen?
• Wat zeggen de antwoorden over de vorige vragen over je?

Dat was ie! De checklist/vragencoachlijst!

Ook hier weer: neem eventuele -extra- leerdoelen mee op in je leerdoelen vooraan. Uiteindelijk is het leven -en werken- één grote, continue leerschool …