werken? K.A.P. er mee: hou over-zicht, herplan & count your blessings ...

K.A.P. er iedere dag mee!

De voorbije dag Kanalyseren, Alles aan de kant en Plannen of herplannen voor morgen.

1.   KAP er mee: de K van Kanalyseer je dag van vandaag!

Kanalyseren wil hier zeggen: je dag herbekijken en in goede banen leiden. Enerzijds lessen trekken en actie nemen, anderzijds blessings, zegeningen uit halen en er van nagenieten.

WKB!

Na iedere treejning doe je een weejkaabeejtje hoor ik Bart van Luijk met sterk Amsterdams accent nog zeggen in m´n strenge maar degelijke trainersopleiding. Een watte Bart? Een Wat Kan Beejter-ronde, meteejn nadien. Het kan immers altijjd beejter, dat is het verschil tussen falen en succes! 

Zo ook na een dagje kantoor: adem einde dag even diep in en uit & doe een WKB - wat kan nog beter?

Analyseer!

Analyseer dus wat en waarom iets goed ging, waar iets fout ging, hoe je dit in de toekomst kan herhalen, respectievelijk voorkomen -draai het niet om- en welke actie je daar vandaag voor dient te nemen of in te plannen.

Vaak bots je op de manier waarop je bedrijf nog niet goed georganiseerd is: processen en procedures – taakgericht, dan wel op te veranderen gewoonten en gedrag op de werkvloer: omgangsvormen – mensgericht. Hierin zit vaak veel tijdverlies -dus nog tijdwinst- en frustratie/ergernis -dus nog sfeerverbetering-. Boek je hier resultaat, is het zuiver winst. Lees hierover meer in de blog klopt je planning nooit: voorkom, buffer en hou het realistisch!

Schrijf tijd!

Om te kunnen analyseren en niet te moeten memoriseren adviseer ik ten stelligste om je agenda bij te houden: heb je een taak langer dan een half uur afgewerkt, zet het in je agenda. Sta er even bij stil en zet er in de opmerkingen zelfs bij hoe het proces verliep: moeizaam, makkelijk, wat hielp, wat werkte tegen, zodat je einde dag-analyse vlotter verloopt en je je onbewuste brein al aan het werk zet naar oplossingen. Dit kost je hooguit een vijftal minuten per dag maar houdt er je kop bij: even pauzeren, reflecteren en op adem komen. Het doet je ontsnappen van de waan van de dag en de illusie van controle houden.

Game changer!

Dit analyseren vraagt verder een zowel taakcognitief als mensaffectief geïnteresseerd en bewust aandachtig zoeken naar grondoorzaken van ontstane issues en problemen, om ze van daaruit gedegen en structureel op te lossen voor de toekomst. Doe je dit consequent, zie je niet alleen het rendement -taakgericht- stijgen, maar vooral ook de gedrevenheid, motivatie en daardoor de sfeer -mensgerichtheid. Een ware game changer!

Toen ik nog echt werkte, ben ik er op deze manier ooit in geslaagd een tijdverbetering van meer dan 30% te bereiken; analyse leerde me dat ik me veel te veel moeide met zaken zoals vergaderingen, taken, verantwoordelijkheden die ik naar me toetrok vanuit een willen gezien worden, willen pleasen en willen belangrijk gevonden worden. Tegelijk bleek dat het team te veel tijd verloor in -vaak door de hogere organisatie of overheid opgelegde maar ook zelf opgestelde- procedures en werkwijzen. Hierover open in communicatie gaan, beleid herbepalen, keuzes maken, gezonde assertiviteit aanleren, verantwoord delegeren, eigen gedrag veranderen, gaf -weliswaar pas over een maand of zes gespreid- mooi resultaat voor mezelf, het team en bijgevolg uiteraard ook het bedrijf. Productiviteit en sfeer meetbaar en voelbaar omhoog!

WGG?

Overloop je agenda en je activiteiten van de dag en maak ook zeker tijd om stil te staan bij Wat Ging Goed? Geef je zelf een pluim, een half minuutje, al dan niet met je ogen toe. Heel goed voor je dopaminetjes en endorfinetjes. Geniet ervan! Ook sterk voor je zelfbeeld. Gewoon doen!

2.   KAP er mee: de A van Alles aan de kant!

Maak schoon schip! Je bureau & je inbakje, je inbox, je kop leeg & beloon jezelf!

Bureau en Inbakje leeg!

Welk gevoel krijg je als je thuis eens goed opruimt? Juist: een opgeruimd gevoel! Laat ook je bureau dagelijks proper achter, ook het poetsteam zal je dankbaar zijn. Een plaats voor alles en alles op z’n plaats, ook je inbakje verwerkt en leeg!

Lees hierover ook de blog opgeruimd staat netjes: af-leiding = leiding af geven, zorg voor over-zicht, zicht over!

Inbox leeg!

Zorg dat aan het eind van je dag je inbox leeg is. Een goeie manier van werken lees je in wil jij ook een lege inbox: vastpakken = beslissen!

Kop leeg!

Doe een braindump: je kop leeg, je systeem vol en zet alles wat in je hoofd zit en nog aandacht vraagt in je agenda, actielijst of ideelijst, maak je brein vrij voor nog leukere na-het-werk-dingen. Het kan nooit zo zijn dat je na het werk geen puf meer hebt.

Beloon jezelf!

Count your blessings, geniet van je resultaten! Je deed dit al door je agenda te overlopen en te herplannen waar nodig, zelf doe ik dit nog eens door naar m´n verzonden mailitems te kijken en ze één voor één te deleten, mezelf figuurlijk maar tevreden kort op de borst kloppend. Los van de geluksshotjes endorfine, dopamine en serotonine die vrijkomen op deze hooguit twee minuten, geeft dit een overzicht van wat er allemaal aan vaak kleinere dingen gebeurd is.

3.    KAP er mee: de P van Plan je dag van morgen & … go home!

herPlan je dag. Geef je belangrijke taken die écht verschil maken in je job voorrang. Zorg dat je voor elf uur ´s ochtends je brood verdient hebt. Kiss the prince, eat the frog: het belangrijkste of lastigste eerst!

Zelf zet ik de belangrijkste punten als hele dag afspraak bovenaan m´n agenda, vaak met cijfers die de prioriteit aangeven. Zijn deze verwerkt zet ik ze in het groen. Hopla, weeral een shotje endorfine! Op die manier heb ik ten allen tijde overzicht en illusie van controle. Pas na zo´n grotere taak pak ik b.v. mail en taken vast. In de psychoanalyse staat dit verschijnsel bekend als Freud´s lust- en realiteitsprincipe: op korte termijn je driften beheersen ten voordele van belangrijker taken. Trouwens: die shotjes dopamine die je krijgt van kleine dingen af te werken zoals mails, krijg je dus sowieso, maar een beetje later. Alleen heb je op dat ogenblik al je belangrijkste werk achter de rug, wat een veel rustiger en tevredener gevoel geeft. Dit is een must-do wat mij betreft! 

Onderzoek leert daarnaast dat de kans dat je iets werkelijk doet enorm verhoogt als je vooraf bepaalt waar en wanneer precies: een exacte datum en zelfs uur of prioriteit inplannen dus.

Eerst zien en dan geloven? Neeneenee: eerder eerst geloven en dan zien dus just do it vanaf vandaag en voel het verschil een keer.

Maak er een ritueeltje van!

KAP je er iedere dag mee, verzeker je jezelf van een snel en beproefd pad naar resultaat op zowel productief vlak als goed voelen, dat garandeer ik je! Doe het zoals mediteren: alle dagen een kwartier. Behalve als je geen tijd hebt. Dan een uur. Want dan is het zeker nodig ... én nuttig!

Meer lezen?

Wat dat plannen van je belangrijkste werk betreft, vind je nog extra inspiratie in onderstaande blogs:

• bezig zijn als een kieken zonder kop: hoe doelen stellen en stappen zetten?
• je bent onprettig gestoord: buffer voor werk waar je focus voor nodig hebt!

En … actie!

• Hou dagelijks een moment einde dag over voor een WKB-WGG´tje
• Geef jezelf schouderklopjes, count your blessings!
• Ruim op en vertrek!

Als leidinggevende?

• In hoeverre geef jij zelf het K.A.P.-voorbeeld aan je team?
• Welke organisatorische aanpassingen kan jij doorvoeren met gunstig productiviteitsgevolg?
• Op welk vlak kan jij de omgang met elkaar verbeteren en voor sfeeropvijzeling zorgen?