Je kantoor, 8.47 uur … je gsm gaat en je weet pertinent zeker dat ie ergens op je bureau ligt, trouwens: ge hoort hem. Hij speelt echter treiterig verstoppertje achter en onder een stapel papieren, dossiers, mappen, to do-lijstjes, uwe lunchbox met de kruimels van deze morgen en de dringende post die de chef langs bracht. De moment dat ge hem vindt en opneemt is het te laat : het antwoordapparaat was je te snel af! Dat was vroeger.
De dag van vandaag: je bent al even op het werk. Een heleboel mails, taken, programma´s en bestanden geopend. Je twee fysieke schermen staan overvol ikoontjes en flikkerende meldingen, met op de achtergrond wel meer dan tien digitale schermen te wachten op instructie. Gelukkig heb je ooit ergens opgevangen dat ge met alt+tab door die schermen kunt bladeren. Maar dan ben je net iets te snel geweest en scherm 3 dat je nodig hebt is juist gepasseerd. Als een gek op een flipperkast duw je nu de alt+tab in tot je opnieuw aan je gewenste scherm bent. Een collega die je op je keyboard hoorde en zag rammelen, geeft je de tip om voortaan tegelijk met alt+tab op het pijltje naar links te duwen, zo ga je terug naar het vorige scherm. Na de kortstondige schaamte ben je toch blij dat je weer wat nieuws hebt ontdekt dat je praktisch helpt.
Herkenbaar?
Niet echt een bevordelijke situatie hoor: met teveel tegelijk bezig zijn is niet alleen nefast voor productieve focus -je verliest er het overzicht bij-, maar ook qua snelheid niet aan te bevelen. Vergelijk je brein gerust met je computer: hoe meer windows -programma´s & andere toepassingen- open staan, hoe trager je computer werkt en het risico op letterlijk vastlopen stijgt. Naar analogie met jezelf en die bloemkool van je onder je hersenpan. Om dezelfde reden tegelijk ook niet o.k. voor brein, hart en bloedvaten en en plus: hoe zou jij je voelen als je voor een belangrijke ingreep in een operatiekwartier komt waar alles overal rondslingert en de chirurg als een gek op een toetsenbord tekeer gaat?
Laat ons eens kijken of en hoe dat anders kan.
Opruimen tiens!
Wanneer ruimen mensen gewoonlijk op? Minstens één keer per jaar, als ze op vakantie gaan. Vlak ervoor. En hoe voelt dit dan? Hoe voelde jij je de laatste keer dat je b.v. je garage, kelder of zolder hebt opgeruimd -of moest opruimen van je partner-?
Wellicht een opgeruimd gevoel? Tenzij er uiteraard lijken uit de kast vallen: oei, dit had nog moeten gebeuren, dat is al over tijd, project Fluim vervalt in mijn vakantie …
Het risico op een hartaanval stijgt blijkbaar tegen je vakantieperiode: je wil/moet nog van alles afwerken en de valiezen pakken met daarbij de stress van niks vergeten. Gelukkig blijkt ook dat dit minder het geval is bij mensen die vaker op vakantie gaan, doe dus alle dagen alsof u op verlof gaat: ruim op!
Het hoeft trouwens niet altijd zo dramatisch te zijn: i.p.v. het aan je hart te krijgen, kan het ook gewoon een niet fijn stressgevoel zijn dat je overvalt. Het hoeft zich ook niet altijd vlak voor je vakantie af te spelen hoor: je kan dat vervelende stressgevoel verschillende keren op een dag ervaren, zelfs onbewust trouwens. Niet zo goed voor uw cholesterol. Ruim dus ook meerdere keren per dag op, hou je operatiekwartier netjes en rein. Hou het opgeruimd!
Je zal je na een tijdje beter in je vel voelen gezien het je enerzijds een voldaan gevoel, een shot endorfine geeft, anderzijds overzicht en een grotere illusie van controle over je werkplek .
En uiteraard geldt het zelfde van hierboven voor je bureau. Of toch niet? Geen opgeruimd bureau? Niet iedereen heeft inderdaad nood aan een proper bureau.
Ooit ruimde ik b.v. mijn vader´s werkatelier op: alle sleutels bij de sleutels, de toernaviezen bij de toernaviezen, alles properkes bij mekaar, schoon overzichtelijk bijeen, o.a. tegen een speciaal zelfgemaakt overzichtstoolbord, het was een genot om te aanschouwen … dacht ik toch. Na zijn eigen vaststellingen: ik vind niks meer terug! & mijn nood aan prikkelende-inspiratie-door-gezellige-chaos is weg! -ons vader was kunstenaar-, lag daags nadien alles terug ordelijk wanordelijk, ter creatieve prikkeling.
En ... actie!
Creëer goeie gewoontes:
- ruim gedurende de dag -b.v. vlak na het afwerken van een taak, vlak voor een pauze- meerdere keren op: sluit een aantal schermen en bestanden, maak schoon schip en creëer opnieuw overzicht, zicht over.
- reserveer max. een kwartiertje op het einde van de dag om hetzelfde te doen.
Jij als leidinggevende?
- ben je zelf een opruimer of eerder een creatieve geest?
- zie je dit zwier & zwaai-fenomeen bij je teamleden, check dan -vooraleer in te grijpen- in hoeverre het bij die bewuste persoon ook werkelijk contraproductief werkt. If not: let it be ...
Wil je meer weten?
Hoe hou je focus?
- blijf uit je mailbox: start in je agenda!
- blijf uit je mailbox: enkele slimme sneltoetsen!
- hou focus: zet af-leiding af!
Hoe sluit je je dag productief en met een goed gevoel af?
