In tijdtrainingen wordt vaak de wet van Carlson vermeld: een taak in één keer afwerken neemt minder productieve tijd en energie in beslag dan het in verschillende keren afwerken. Met andere woorden: je blijft beter gefocust, dat is effectiever.

Carlson observeerde CEO´s van grote bedrijven grondig en ontdekte echter nog meer inzichten in datzelfde onderzoek ...

Carlson´s waarnemingen

1. de managers in kwestie werkten vaak zeer fragmentarisch: verschillende soorten jobs zeer afwisselend. 
   
2. gemiddeld iedere 20 minuten werd een manager onderbroken: bijna zelfs geen tijd om ongestoord naar toilet te gaan!
   
3. teveel administratietijd: Carlson spreekt in zijn boek over administratieve pathologie als: enerzijds administratieve procedures te veel afwijken van de meer effectieve en efficiënte processen en anderzijds -als er te weinig processen afgesproken zijn- onduidelijkheid en chaos.
4. op zoek naar de juiste informatie werd als enorm tijdvretende bezigheid gerapporteerd;
5. onvoldoende voorbereiding of te veel details leiden tot inefficiënte vergaderingen;
   
6. maar het grootste probleem was dat managers geen ruimte meer over hadden voor hun belangrijkste taak, waar ze voor ingehuurd werden!

Ernstige gevolgen!

De ondervraagde CEO´s meldden volgende symptomen: dalende productiviteit, stijgend stressniveau, de belangrijkste taken steeds opnieuw verschuiven, vroeger starten en/of later eindigen om toch resultaat te krijgen, stijging van het fautenrisico, dalende motivatie, het overzicht kwijt, piekende onenigheid en frustratie …

Klinkt dit bekend?

En dat was -hou u vast- in de jaren 1950. Is er veel veranderd sindsdien?

Wat is jouw grootste frustratiemeter en tijdvreter? Pak ´m beet en eens zien of je er iets mee kan ...

Hoe praktisch mee INgaan?

1. onderbrekingen: blokkeer in uw agenda/reserveer ongestoorde tijd. Krijg slimme tips in je bent onprettig gestoord: buffer voor werk waar je je focus voor nodig hebt! 
2. gefragmenteerd werken; groepeer je kleine soortgelijke taken in blokken. Stel dat je maandelijks de facturen moet goedkeuren, groepeer je deze best, b.v. in een folder apart of met vlaggetjes op bepaalde datum en werk je ze één keer per maand af, voorkom zappen en multitasken!
3. administritis: doe voorstellen tot administratieve vereenvoudiging, pak eerst wat je het meeste stoort aan. Een pragmatisch tweestappenplan voor trouwens alle oponthoud, lees je in klopt je planning nooit: voorkom, buffer en hou het realistisch. 
4. de juiste informatie/tools: vraag aan je chef de juiste ondersteuning, wat je nodig hebt om je job beter, sneller te doen en zorg ervoor dat dit continu beschikbaar is.
5. meetingitis; doe voorstellen tot betere vergaderingen, bekijk onze focus op vergaderingen en hoe als niet-voorzitter tóch de vergadering sturen?
6. werken aan je core business: plan tijd in je agenda voor je belangrijkste taken waar je werkelijk verschil maakt: lees bezig zijn als een kieken zonder kop: doelen stellen en stappen zetten & tijdbommen ontmantelen: je werk opdelen, tijdschatten & meteen inplannen!

En actie!

• Welke tijdvreter heeft op jouw de grootste impact?
• Hoe ga je dit naar de toekomst toe aanpakken?
• Welke hulp heb je daar bij nodig?
• Welke eerste stap zet je hiervoor?

Jij als leidinggevende?

• Wat is voor je team de belangrijkste tijdvreter?
• Hoe zou het zijn moest dat opgelost zijn?
• Welke actie neem je hier voor?