Iets komt digitaal je inbox, of op papier je bureau of als een gedachte je hoofd binnen en je denkt: oh nee hé, niet nu, ik heb hier geen tijd of goesting voor, ´k doe gauw of ´k heb t niet gezien en je denkt dat je er vanaf bent.

Helaas pindakaas: je belast er spijtig genoeg je brein én je welzijn enorm mee, zo zonde van je zendtijd! Onafgewerkte eindjes en mails spoken onrustig door je hoofd, met ongemak tot gevolg. Je mailbox wordt dan trouwens ook groter en groter en groter. Hoe los je dit structureel op? 

De reflex vastpakken = beslissen, first time right  helpt je al zoals je las in de vorige blog wil jij ook een lege inbox: vastpakken = beslissen!  maar ...

... hoe doe je praktisch?

Metéén verwerken met de vraag MOET IK NU?

STAP 1. MOET HET of kan ik het niet gewoon deleten?
J : als je lijf aangeeft ja, ik kan t deleten; deleten:

praktisch: gewoon op de del-toets drukken en hoppekee, weg ermee, uit je inbox!

N : verkrampt je lijf bij het idee te deleten (voel in!), niet deleten en ga naar stap 2.

STAP 2. MOET IK HET of kan ik het niet aan een ander doorgeven?
J : voelt je lijf goed; doorgeven aan een ander, eventueel een datum voor opvolgen inplannen: 

praktisch: de mail doorsturen en de initiele mail nadien meteen uit je inbox verwijderen of verplaatsen naar de plek waar je opvolgt -agenda of actielijst- of -als opvolgen niet nodig is- naar je archief.

N : roept je lijf echter oeioeioei bij het idee het door te geven, zie stap 3.

STAP 3. MOET IK HET NU of is doorschuiven & inplannen hier mogelijk?
J : zegt je lichaamsreactie doen; ineens doorschuiven & inplannen in je agenda en op die manier meteen ruimte reserveren:

praktisch: sleep de mail met je rechtermuisknop ingedrukt naar je agenda-icoon en kies voor hierheen verplaatsen met afspraak als bijlage, je zal merken dat Outlook een nieuwe afspraak aanmaakt met de mail in bijlage -zelfs inclusief alle bijlagen!-. Op die manier verwijder je hem ook weer opnieuw uit je mailbox.

N : schreewt heel je wezen evenwel moord en brand als je dat doet, neem dan stap 4;

STAP 4. just do it, gewoon doen!

praktisch: is je mail afgehandeld, delete hem of sleep hem naar je archief. Het is maar hoe je graag werkt. Weet je nog: je mailbox is immers je postbus: ook die is dagelijks leeg!

Twijfel je? Uiteraard zijn er wel eens zaken waar je even langer over wil nadenken. En terecht! Deze zou je in dubio kunnen plaatsen:

praktisch: naar een aparte folder onder je inbox slepen die je in dubio noemt, of in afwachting of hoe je ook verkiest ...

Deze manier van werken houdt enerzijds je brein vrij voor belangrijker werk en anderzijds heb je t opgeruimd gevoel een daad te hebben gesteld, je krijgt iedere keer een shotje dopamine. Doe je dit consequent, is boven dien je mailbox ... leeg, eeg, eeg, eeg, eeg, ...!

En ... actie!

• beslis vanaf nu voor iedere nieuwe mail of inkomende taak meteen wat je er mee doet: uit je inbox en in je organisatorisch systeem -agenda, folder ... of hoe je ook werkt-.
• werk bij: doe hetzelfde voor je mails van de voorbije weken.
• maak voor al wat ouder is eventueel een folder te verwerken mail aan, waar je de voorbije mails naar toe sleept, uit je inbox.

Jij als leidinggevende?

• hoe ga jij met je inkomende taken en mails om? Heb je nog overzicht?
• Wie in je team gaat hier al goed mee om?
• Wat kan een volgende stap zijn richting nóg beter?

Wil je meer weten? 

Hoe de juiste prioriteiten te stellen: 

• bezig zijn als een kieken zonder kop: doelen stellen & stappen zetten 
• kiss the prince, eat the frog: doe het belangrijkste of lastigste eerst ..

Hoe opvolgen:

• wachten op Godot: hoe structureel en praktisch verder opvolgen?
• wachten op Godot: hoe iemand begripvol maar taakgericht opvolgen?
• wachten op Godot: hoe een opvolging starten en hoe volg je IEDEREEN op?

Hoe je hoofd cool en vrij te houden: 

• help ... mijn hoofd is een flikkerende kerstboom: schrijf op & centraliseer!
• archiveren, archiveren, wie z´n best doet zal het leren: hou een actief en een definitief mailarchief!

• Heb je hierrond een leuke anekdote of een vraag, stuur me een mail!
• Vind je dit interessant, stuur deze blog hieronder door naar een lotgenoot.
• Wil je jezelf scoren op tijdcompetenties, vul je zelfscan in!
• Wil je de hele methodiek leren kennen, lees het boek GOD - Goal Oriented Doing.

One life, live it, love it!