wachten op Godot: hoe iemand begripvol maar taakgericht opvolgen?

Ook je collega´s en anderen waar je mee samenwerkt -niet in het minst je chef zelf- hebben het vaak gewoon druk. In die drukte worden soms dingen vergeten, ziet men af en toe zaken over het hoofd, gelden andere prioriteiten of goeie of minder begrijpbare redenen.

3-stappenplan tot opvolgen!

Hoe hier slim mee omgaan? Een 3-stappenplan, ter voorkoming van systeem paraplu -ik heb het doorgegeven en ik kan het bewijzen- want dat blokkeert energie en vooruitgang.

STAP 1 – opvolgen!

Je leest of las al in de blog wachten op Godot: hoe structureel en praktisch verder opvolgen? wat goeie manieren zijn voor opvolging. Eender wel opvolgsysteem is goed als ... het werkt natuurlijk. En het werkt enkel als degene die opgevolgd wordt ook werkt. Maar wat als -ondanks al je goed georganiseerdheid- resultaten toch uitblijven?

1. je stuurt een eerste mail:
   Beste Rudi, ten einde ons project Kakafonie te kunnen indienen, ontving ik graag jullie technische richtlijnen. Is dit haalbaar tegen half maart, begin volgende week?;
2. je stuurt een opvolgmail:
   Dag Rudi, friendly reminder; tegen wanneer kan je me dit bezorgen aub?
3. je belt een keer:
   je spreekt Rudi persoonlijk, vriendelijk en neutraal aan met dezelfde vraag en de noodzaak & eventueel gevolgen ervan.

Drie keer, geheel volgens de regels van de verbindende en overtuigende communicatie.

STAP 3 – escaleren!

Inderdaad stap 3: stap 2 komt zo dadelijk, je merkt wel waarom ...

Krijg je gehoor noch gewenst antwoord, is het logisch beider chefs in te kopiëren: de jouwe en eventueel de zijne.

Deze techniek noemt escaleren: kennis geven aan beider chefs dat het uit je handen, buiten je bereik en eventueel zelfs die van je gesprekspartner is, b.v. gezien andere prioriteiten gelden, ben je te weten gekomen van je gesprekspartner Rudi bij sales.

Bedoeling van escaleren is dat dit op hoger echelon wordt aangepakt -leidinggevend verantwoordelijken onder elkaar- en dat zij het van daaruit overnemen, behartigen.

Op die manier moet jij er geen onnodige inefficiënte tijd insteken en doet je baas waar hij goed in is en meer verantwoording in draagt.

Noem het systeem parasol: zet energie in beweging!

STAP 2 – borgen! 

Belangrijk voor escaleren is wel dat je je gesprekspartner Rudi uit de wind zet. Vanuit begrip voor Godot´s situatie -hij had geen prioritijd voor de gevraagde opdracht- licht je hem vooraf in dat je dit dan -zoals het functioneel hoort- door jouw baas met zijn baas zal laten opnemen, zodat een oplossing kan gezocht worden b.v. wel prioriteit geven.

Beste Rudi, ´k begrijp jouw persoonlijke standpunt en positie, waarmee ons probleem niet opgelost is uiteraard. Ik rapporteer dit zo aan mijn chef. Misschien is het een idee om deze mail naar je directe baas te forwarden, zodat jij in ieder geval buiten schot blijft en je taak volbracht hebt. Of heb je liever dat ik hem rechtstreeks aanspreek?

Op die manier bied je Godot enerzijds een uitweg als ie te goeder trouw is -waar we van uitgaan- en anderzijds challenge je hem mocht dit niet het geval zijn.

PS1 escaleren is het bottom up constructief upstream informeren van het management. Wat dat betreft is het de omgekeerde downstream beweging van cascaderen: informatie die top down de organisatie ingaat. Concreet hier kreeg jij top down een opdracht van je chef maar je komt er niet door dus escaleren return to sender.

PS2 goed begonnen is half gewonnen! Je kan al veel ondervangen bij de start van de opvolging en hoe je zelf het voorbeeld geeft.
Lees hiertoe wachten op Godot: hoe een opvolging starten en ... hoe volg je IEDEREEN op?

En actie!

• welke van je dossiers, taken hangen momenteel vast?
• ken je hiervan de achterliggende oorzaken?
• wie dient dit te deblokkeren?
• hoe kan je chef je hier ondersteunen?

Ben je leidinggevende?

• waarop hangen enkele dossiers in je team?
• wat kan jij betekenen voor jouw team m.b.t. hangende taken?
• wat kan jouw chef hierin betekenen?