Wat kost een mailarchief of -klassement je eigenlijk werkelijk? Hoeveel keer pak je mails opnieuw vast? En nog eens in ´t vet gedrukt zetten en ergens naar toe slepen en periodiek opnieuw verwerken om uiteindelijk toch weg te gooien/te deleten of -bij een nieuwe job- achter te laten. Of nog; de intentie hebben om het te doen en telkens weer vooruitschuiven tot je het niet meer kan uitstellen en je inbox bol staat en vol zit.

Bewaar geen informatie, bewaar overzicht ....

… las ik eens in een blog. Een sterke! Eigenlijk is het een beetje zoals je keuken organiseren; hoe vaker je het nodig hebt, hoe makkelijker te pakken maar opdat het je niet voor de voeten loopt en onnodig je aandacht trekt, ligt het best wel uit zicht. 

Een onderscheid kán gemaakt worden tussen een definitief, een actief en een verticaal mailarchief.

Je actief archief?

Je actief archief bevat data waar je operationeel nog iets mee moet; mails waar je nog aan werkt. Moet ik er nog iets mee doen?

Binnen de methodiek van Goal Oriented Doing bestaat je actief archief uit je agenda en actielijst, je radar als het ware: je agenda -de eerste a en je actielijst -de tweede a- in één oogopslag voor je neus.

In die radar komt terecht waar je nog tijd voor gereserveerd hebt en dus je aandacht aan dient te besteden/je focus gelegd. Een kwestie van enkelmalige Outlookinstellingen. 

Je definitief archief?

In je definitief archief komt alles terecht dat je niet meer direct bijdehand moet hebben, maar nog wel wenst/dient te bewaren. Heb ik het ooit nog nodig?

Vaak nog archiveren mensen dit in een folder-, een boomstructuur waar je door de bomen door het bos niet meer ziet. En dan krijg je een mail die je in twee -of drie- verschillende folders zou kunnen stoppen. Wat nu? Of nog: je sleept een mail naar een folder ergens deepdown en je laat hem te vroeg los. Waar zit ie nu?

Tegenwoordig is de zoekfunctie van de meeste programma´s echter zó sterk, dat ik zelf -als voormalig controller wellicht een boomstructuur gelijkwaardig aan een geheel rainforest- alles in één folder onder m´n inbox gooi: definitief archief. Met als bijkomend voordeel: álles zit daar. Nooit meer zoeken.

Je verticaal archief?

En je verticaal archief, ook wel ronde archief genoemd? Hoeft het betoog? Dumpen die handel! Wat als ik het delete?

Je bent volledig vrij hoe je hiermee omgaat uiteraard! Sommige mensen deleten alles -of het meeste-, anderen hanteren eigen criteria, nog anderen bewaren alles. Best makkelijk dat laatste overigens: dan dien je in ieder geval niet na te denken hou ik het bij of dump ik het, wat zeer vlot werkt.

Zelf maak ik er een gewoonte van om mails vanuit de inbox onmiddellijk te verwerken naar één van die drie archieven. Lees hierover de blog wil jij ook een lege inbox: vastpakken = beslissen! 

En uiteraard leg je in je afspraak of taak koppelingen naar de nodige bestanden op je harde schijf via tabblad Invoegen, Hyperlink kiezen, je bestand opsnorren, op dubbelklikken, klaar! Zo moet je als je aan je taak begint niet eerst alle documentatie bij elkaar zoeken ...

Hanteer dus een makkelijke en snelle archiveermethodiek en hou je inbox leeg!

En … actie!

• Hoe ziet jouw actief archief er uit: heb je goed overzicht over alles wat je nog moet doen? 
• Of gebruik je je inbox als actielijst? Op zich geen probleem hoor, zo lang je maar overzicht hebt!
• Waar loop je nog tegenaan en wat kan je nog verbeteren?

Als leidinggevende ...

• Hoe gaat je team om met mailverkeer?
• Zien ze door het bos de bomen nog denk je, heeft iedereen de illusie van controle nog?
• Wat zou kunnen verbeterd worden aan hoe jij zelf en je team met mail omgaan?