wat hebben je agenda en je bankrekening gemeen: budget reserveren!

Heb je privé of professioneel al eens een grote verbouwing georganiseerd of een groot project budgetbeheerd? Dan weet je als geen ander dat je keuzes en concessies moet maken: die vloer wat goedkoper, dat tuinhuis een andere keer, het projectfeestje laten vallen, … of je stevent op een deficit af.

Rode kaken aan de kassa?!

Niks ambetanter dan met een volle kar aan de kassa te staan en saldo ontoereikend op het scherm te zien verschijnen. Zij die het al meemaakten -mijn vrouw verschillende keren, oeps-, weten hoe´n donkerbruin gevoel, rood hoofd en warme lichaamstemperatuur -meestal heel plaatselijk en zichtbaar- je daarvan krijgt. Om dit te vermijden is planning nodig. Uiteindelijk dient iedere kost gebudgetteerd te worden. Wat betekent dat nu m.b.t. je tijd?

Je bankrekening is hetzelfde als je agenda!

Je agenda is inderdaad vergelijkbaar met je bankrekening. Verschil is dat je bij je bankrekening een probleem als ie leeg is -want vooral dan ga je prioriteiten stellen-  en met je agenda krijg je dat probleem als ie vol zit. Hoe ga je hier nu mee om?

Pakketjes reactivitijd

Net zoals iedere uitgave centjes vertegenwoordigen, staat iedere opdracht of taak die naar je toekomt -in de vorm van een mail, vergadering, een toedoe of idee …- tegenover een pakketje tijd. Hou je hier geen rekening mee, kom je op bepaald ogenblik in het rood -óver tijd- en ga je meestal reageren: je emoties nemen over en doorgaans zijn dat niet de beste stuurlui.

Begroot je proactivitijd!

Reserveer dus voor al je toekomstige commitments een blokje tijd in je agenda. Vul vul vul je agenda vanaf nu: maak er een gewoonte van voor nieuw binnenkomend werk meteen ruimte te reserveren in je agenda.  Doe je dit consequent, heb je ten allen tijde een helder overzicht van je uitgaven en wordt het bovendien veel makkelijker -ook confronterender trouwens- te kijken of je nog budget -tijd- hebt voor extra uitgaven -taken-.

Voorzie predictivitijd!

Voor de ijverige slimmerikken: zet alvast al je terugkerende routine-uitgaven in je agenda! Als het over je bankrekening gaat: je uitgaven voor elektriciteit, gas, water … Die staan in je werk metafoor voor je dagelijks, wekelijks, maandelijks terugkerend werk waarvan je weet dat het periodiek op je afkomt. Zet het allemaal in je agenda! Dat brengt al meteen in kaart voor hoeveel je al volzet/bezet bent en geeft het enige juiste zicht op hoeveel ruimte je nog over hebt.

Zelf hou ik in m´n agenda trouwens al jaren een predictieve waarschuwing -Duurt hele dag-afspraak- voor de laatste twee weken van juni & december en de eerste week van september als challische weken. Bij m´n planning -i.e. het bekijken van de agenda- wordt dat dan aangegeven en hou ik er rekening mee bij het aangaan van verbintenissen en in de aansturing van m´n team. Ooit zat er een HR-manager in de zaal die zelfs de ziektes inplande. Hij had een statistiek van de laatste jaren bijgehouden en merkte dat ieder jaar in bepaalde periode het ziektepercentage steeg. Hij plande dit predictief in z´n agenda en hield al half rekening met extra interim-krachten. Ze zat in een productie-omgeving.

Alles in de agenda? Dat wordt lekker druk daar dan!

Klopt! Je kijkt naar je bankrekening/agenda voor de grotere uitgaven en naar je portemonnee/acties voor de kleinere. Een gezonde regel is: duurt een taak langer dan een half uur, reserveer dan maar tijd in je agenda. Kortere taken kan je in een actielijst zetten. Lees hierover meer in zoooooveel te doen, ik heb nog zoveel te doen ... hou overzicht van al je acties.

Dan nog! Je kan toch niet alles voorzien?!
Je hebt weeral gelijk! Er komt zoveel tussendoor hoor ik regelmatig van deelnemers! Geldt dat ook voor jouw? Lees dan zeker de blog zet kranen toe i.p.v. te dweilen: voorkom, buffer en hou het realistisch ...

Prioriteren?

En loopt je agenda zelfs dan toch nog vol, is het zaak de juiste prioriteiten te stellen en te bespreken met je direct leidinggevende, je team. Lees er alles over in de blog klantgericht nee zeggen tegen je chef: hoe samen doelen her-bepalen ...

En … actie!

• Maak er een gewoonte van om pakketjes werk meteen in je agenda te plannen!
• Welke terugkerende routinetijdblokken dien jij nog in je agenda te zetten en wanneer?
• Wat kan aan je agendagebruik nóg verbeterd worden?

Jij als leidinggevende?

• Wat kan jij nog aan je agenda verbeteren, wat de grootste impact geeft?
• Hoe is het met de agenda-/planningskills van je team gesteld?
• In hoeverre heb je helder zicht op de agenda´s van je team?