Hoe vaak gebeurt het dat jij op je kop krijgt voor iets wat bij een ander blijft liggen, bij een externe partij, bij je team of collega´s, bij iemand van een andere afdeling, zelfs bij je klant of eigen chef?

Systeem paraplu

Soms word je hier zo moedeloos en machteloos van dat je –onder druk–systeem paraplu gaat toepassen: het ligt bij Soraya en ik kan het bewijzen!  Wordt dit excuus aanvaard -lees: aangemoedigd want beloond-, dan groeit dit spijtig genoeg uit tot een afdelings- of –erger– persoonlijke gewoonte. Tot zelfs inbedding in de mentale bedrijfscultuur! Een volledig biologische maar niet meteen productieve reactie, ontstaan vanuit een overlevingsmechanisme om niet op je kop te krijgen.

Gigantische kostprijs, grotesk bedrijfsverlies!

Het gevolg? Structureel energieverlies: tijd en vooral motivatie, goesting verdwijnen als sneeuw voor de zon. 

Dat kon je al lezen in wachten op Godot: hoe structureel en praktisch verder opvolgen? en wachten op Godot: hoe iemand begripvol maar taakgericht opvolgen?

In deze blog kijken we naar de vliegende start van een opvolging en kijken we even in de spiegel: hoe volg je iedereen op?

Opvolging vliegend starten!?

Goed begonnen is half gewonnen, maak onbewust en onverlet afspraken bij de start en stel onderstaande vier standaardvragen:

• hoe lang ben je er aan bezig, denk je?
• is de afgesproken deadline haalbaar?
• wat is er nodig om hieraan te kunnen beginnen?
• hoe kan ik je helpen/wat heb je nog van mij nodig?
• met eventueel aanvullend: mocht je er toch niet geraken, kan je mij dat dan tijdig laten weten?

Deze vragen komen uit de workshop delegeertechnieken maar eigenlijk is het gewoon common sense afstemmen met elkaar. Niemand moet zich hierdoor gecontroleerd voelen, het is zelfs ondersteunend. Natuurlijk maakt de manier waarop je het vraagt verschil. De titel was opvolgen vliegend starten, niet opvliegend starten.

Probeer het eens uit!

Iedereen opvolgen?

Durf jij iedereen opvolgen? Niet alleen mensen die zogenaamd service aan jouw moeten leveren, maar ook anderen?

Veel mensen schromen voor opvolging van ...

• ... externen, b.v. leveranciers of overheid op te volgen - valkuil systeem paraplu 
• ... collega´s en peers op te volgen - valkuil: conflicten willen mijden 
• ... het team op te volgen - valkuil: aardig gevonden willen worden 
• ... de baas en de hierarchie op te volgen - valkuil: de kleren van de keizer

Maar ook het organisatorisch systeem -processen en procedures- kan oorzaak zijn van veel oponthoud! Werkwijzen aankaarten of in vraag stellen, schrikt mensen vaak af. Het is zelden een quick-win en vereist vaak overleg met veel anderen. Toch staat of valt de efficiëntie en effectiviteit van een afdeling of bedrijf hiermee. Breng de knappe koppen bijeen en onderzoek hoe het nog beter kan! Lees het stuk over kranen toezetten i.p.v. dweilen in de blog voorkom stress: buffer en zet kranen toe!

Iedereen gelijk voor de wet! Hoe zou het voelen dat je hierin geen onderscheidt maakt? Ook hier weer: c´est le ton qui fait la musique!

En dan missen we nog één heel, heel belangrijk iemand: me, myself and I ...

Verbeter de wereld, begin bij jezelf

Zorg zelf voor het goede voorbeeld. Kom zelf consequent en tijdig je afspraken na. Pas de juiste reflexen toe die je vind in deze blogs. Hanteer voor werk dat op je afkomt de reflex:

doorschuiven & inplannen!

Schat tijd in en reserveer meteen een tijdblok in je agenda om er aan te werken. Op die manier kan je ook meteen kijken tegen wanneer het haalbaar is en dit meedelen of in gesprek gaan. Lead by example!

Meer weten?

Lees de betreffende blogs over over je zelforganisatie:

• vastpakken = beslissen: MOET IK NU?  
• tijdbommen ontmantelen: je werk opdelen, tijdschatten en meteen inplannen.

En over verder opvolgen:

• wachten op Godot: hoe structureel en praktisch opvolgen? 
• wachten op Godot: hoe iemand begripvol maar taakgericht opvolgen?

En actie!

• wat is je reputatie binnen je afdeling/bedrijf als het gaat om afspraken nakomen?
• welk concreet werk waarop iemand wacht, ligt al een tijd in jouw bakje?
  PS het kan zelfs gaan om het opvolgen van jezelf: wat stel je al een hele tijd uit wat voor oponthoud zorgt of waar je baat bij zou hebben?
• welke actie onderneem je n.a.v. deze blog?

Ben je leidinggevende?

• hoe staat je team bekend binnen je bedrijf als het gaat om afspraken nakomen?
• welk werk waarop iemand wacht, ligt al een tijdje in jouw persoonlijke bakje?
• welke 3 actiepunten neem je mee in je beleid naar verbetering?

Hoe meer mensen elkaar constructief opvolgen, hoe minder oponthoud en hoe meer tijd voor veel leukere dingen!