Hieronder vind je de meest effectieve en praktische  tips hoe als niet-voorzitter tóch vergaderingen te sturen.  Pik er ééntje uit die je bevalt en probeer respectvol uit.  Kijk wat het effect is, pas aan en … pak de volgende tip!

vóórafgaand aan de vergadering

• vraag de agenda op, welke agendapunten dienen voorbereid te worden en wat van jouw specifiek verwacht wordt

• vraag hoe laat de vergadering echt eindigt en naar vergaderafspraken: welke afspraken maken we overigens om de vergadering in goede banen te leiden?

• plan zelf meteen ruimte in om de vergadering voor te bereiden én … na te verwerken!

• bereid je voor op de agendapunten en werk die af vóór de vergadering

• vraag om op één werkpunt te letten: b.v. beste mensen, hoe kunnen we er voor zorgen dat we deze keer tijdig eindigen, zelf beloof ik me beperkt te houden qua praten.

• vraag een hekel agendapunt eerst of laatst te behandelen, gezien dit doorgaans toch wel uit kan lopen, maar dan hebben we dat/de andere punten toch al afgevinkt.

• meldt dat het je spijt dat je precies om 10.25 uur door moet en vraag om jouw punten eerst te behandelen

• stop met praten

• stel gerichte vragen: zorg dat je een aantal slagzinnen hebt, die uit jouw mond kunnen komen

• en wat besluiten we nu precies?
• en wie pakt actie?
• mannekes, wie houdt de tijd in de gaten?
• en wat is precies de bedoeling van dit agendapunt?
• aan de hand van welke criteria nemen we straks een beslissing?
• als je dit in één zin zou samenvatten, hoe zou die dan zijn?

• vat rationeel samen als vergaderdeelnemers te lang aan het woord blijven: dus als ik het goed begrijp ... pakken we déze beslissing? … besluiten we pas volgende vergadering?

• en stuur naar het volgende agendapunt: ok, wat staat er vervolgens op de agenda?

• doe voorstellen: zullen we omwille van de tijd dit en dat agendapunt overhevelen naar de volgende vergadering?

• vraag de actiepunten te herhalen: wie doe dus wat tegen wanneer?

• vraag wat iedereen van de vergadering vond: Oh ja, wat ik vandaag sterk vond is …, wat vonden jullie sterk? En wat zou volgens jullie nóg beter kunnen? Zullen we voortaan altijd kort evalueren?

• plan meteen ruimte in om aan je actiepunten te werken

Meer ideeën rond vergaderen? Bekijk het aanbod!
Meer ideeën rond andere tijdvreters? Lees Pacman vreet tijd: voorkom tijdvreters en focus op wat écht belangrijk is.

Succes … en dat is niet sarcastisch bedoeld!