hoe je maillawine na je vakantie supersnel en effectief verwerken?

Hoe schoon verlof ook kan zijn, ergens stopt het. Volledig gerelaxt? Batterijen opgeladen? Welkom terug op het werk! En wat pak je eerst aan? 

Het belangrijkste eerst!

Als ´t goed is, heb je die eerste, frisse week na je vakantie zeker al ruimte gehouden. Zie een eerdere blog voorkom verlofstress: hou ruimte voor en na! 
Op die manier heeft de al dan niet dringende waan van de dag in ieder geval al minder vat op je en kan je je focussen op het werk dat wérkelijk verschil maakt.

Maar toch ...

... ook jij ontsnapt er niet aan!

Tenzij je stiekem je mail op vakantie bekeek, of je een hele assertieve afwezigheidsboodschap had, trappelen nu honderden mails ongeduldig in je inbox, wachtend, smachtend, smekend om verwerkt te worden.

Welke mails lees je eerst? Waar ga je eerst mee aan de slag? Stel ik die vraag op een workshop, krijg je allerhande antwoorden:  

1.Start aan de staart!

Lees de laatst ontvangen mail eerst: wellicht is dat de recentste in een reeks en je scrolt in de mail gewoon naar beneden om de reageerhistoriek te zien. Sorteren doe je overigens gewoon door op de ontvangen/received-hoofding in je mailbalk te klikken.

2.Zet ze bij mekaar!

Groepeer de mails per onderwerp, zodat ze bij elkaar staan: klik met je rechter!muisknop op de mailbalk -diegene met de hoofdingen in-, kies de eerste optie Rangschikken op/Arrange by en duid in het verschijnende scherm de optie Weergeven in groepen/Show as discussion aan.

Die zorgt er voor dat mails met hetzelfde onderwerp gegroepeerd worden zodat je ze bij elkaar hebt staan -voorzien van een driehoekje vooraan om uit te vouwen of in te plooien- en ook tegelijk van b.v. een categorie voorzien of zelfs weggesleept worden naar je definitief archief -lees hier meer over in archiveren, archiveren, wie z´n best doet zal het leren!

3.Gooi ze er uit!

Je kan natuurlijk ook nog wat kordater zijn en je overbodige mails bij aanvang al verwijderen! Kies daarvoor het ikoontje Opschonen, Map en submappen opschonen en Outlook houdt uit mail discussies enkel de relevante bij: de laatste en die met bijlagen.

Hieronder voorbeeld voor en na, toegepast op m´n definitieve archieve. Uiteraard kan dat ook op uw inbox na terugkeer vakantie.

4. maak je inbox leeg!

Ga aan de slag, lees hier hoe dit heel praktisch kan: wil jij ook een lege inbox: vastpakken = beslissen!

En … actie!

• Doe het meteen en kijk welk effect het op je heeft: zoveel mails minder moeten vastpakken, deleten, zoveel tijd en aandacht gespaard!
• Lees ook de andere tips en blijf zo nog even in de verlofstemming ...
  voorkom verlofstress: hou ruimte voor en na!
  dubbele stress als je collega op vakantie is: hou er rekening mee!

Je bent leidinggevende?

• Hoe pas jij de tips zelf toe?
• Hoe vlot verloopt de vakantieperiode in je afdeling?
• Lees wat er in de planning voor quantum leaps zorgt:
  klopt je planning nooit: voorkom, buffer en hou het realistisch!