Hoe veel keer heb je vandaag al naar je naar je mobieltje, je mailbox gekeken (misschien zelfs je Facebook, LinkedIn, Twitter of …? Wanneer was de laatste keer? Half uur geleden? Kwartier? Drie minuten? Wat heb je er voor onderbroken? Herkenbaar? Dan ben je het (mogelijk) slachtoffer van het Zeigarnik-effect. Snel naar de dokter of …?

Onbewust dwangmatig gedrag?

Wat doet ons nu eigenlijk -op haast (meestal onbewust) dwangmatige  wijze- telkens onze elektronische brievenbussen bekijken? Tientallen keren per dag zou je je mailbox aanklikken en dat is nog naast je mobieltje gerekend (checken we echt 221 keer per dag onze telefoon?)!

Gotta catch´em all!

De Russische psychologe Bluma Zeigarnik (studente van Kurt Lewin) ontdekte dat mensen taken in principe beter onthouden als ze niet afgewerkt zijn, nog “open” staan. Dit is gekend als het Zeigarnik-effect, of -vrij vertaald- de wet van de onafgewerkte taak.

We krijgen dan blijkbaar een bio-logisch ambetant gevoel dat telkens terug naar die onafgewerkte to do´s wil, zodat we ze los kunnen laten en ze niet meer door ons hoofd spoken. Je hebt nu éénmaal graag je zaakjes op orde!

Dit wordt vaak handig gebruikt; het willen completeren van een verzameling (denk aan de Panini-stickers van vroeger) speelt hier commercieel op in. Een recent voorbeeld met nóg meer impact is de Pokémon Go hype & ook de social media-apps; die geven telkens wéér hoeveel nieuwe posts op je wachten (zelfs los van de standaard -storende- berichtjes die je er over krijgt) en trekken je naar hun applicatie (verslavend effect).

Ook je mail kán verslavend werken maar dat ligt -volgens mijn vrouw Carine- mogelijk eerder óók aan je (of bedoelde ze míjn) nieuwsgierigheid.

Curiosity killed the cat but satisfaction brought it back …

Iets start het “gaan kijken-“proces (trigger); nieuwsgierigheid, algemene zenuwachtigheid, iedereen snel willen antwoorden (sociale bevestiging, je willen uiten), op de hoogte willen zijn, een “ping” op je scherm …. Vervolgens doet het je iets doen (action), zoals naar je inbox gaan. En dat terwijl je -als je er bij stilstaat- wel weet dat het niet per sé gezond is (het “kills” tijd en aandacht) maar tóch zet je door. Je wordt er namelijk achteraf lichamelijk voor “beloond” (reward) met een shotje dopamine (satisfaction).

Breintechnisch gezien herbergt dit beloningssysteem zich in de nucleus accumbens en de amydala, waar ook je drang naar eten, drinken en neu… euh… voortplanting zit, essentieel voor het voortbestaan van de soort “to live long and prosper” (zou Mr. Spock zeggen).

In dat opzicht is dus je mail (overdadig) checken, primaire onbewuste overlevingsdrang en zelfs een gevormde gewoonte (onder meer mooi beschreven in het boek ‘The power of habit’ door Charles Duhigg).

En die gewoonte wordt hoe langer hoe makkelijker geactiveerd, des te meer je ze “geoefend” hebt (zie Nir Eyal´s boek ‘Hooked: How to build habit-forming products’). Vandaar de noodzaak tot;

“Afkicken!”

Hoe zou je je voelen moest je vandaag je mail niet meer mógen checken? Wat zouden de gevolgen zijn (denk er es even over na en voel es bij jezelf i.p.v. een te snelle reactie te geven)?

Maar stel je tegelijk ook voor hoe het zou zijn moest je vooraf weten dat je een hele dag (weekend?) geen berichten (noch mail, noch social media, noch sms of telefoon) zou ontvangen (zelfde opmerking)?

1. Zaak is je dus in eerste instantie bewust worden van (eventueel) niet-productief gedrag en;
2. dit te aanvaarden als een op zich bio-logische re-actie. Van daaruit;
3. besluiten het anders te willen doen en -zo je wenst- voor een nieuwe gewoonte te gaan.

Hoe terúg het stuur in eigen handen?

Hoe maken we nu nuttig gebruik van madam Zeigarnik om onze inbox leeg te houden en op Spock-Vulcanse rationele wijze wijze (prefrontale cortex) IN te gaan?

1. Uiteraard zet je alle e-mail notificaties (en meldingen van andere apps) af zodat de trigger al niet meer extern zit;
2. Vervolgens zorgen we er eerst voor dat onze mailbox leeg is
   (Mijn inbox is leeg eeg eeg eeg eeg …!)
3. We zetten een “teller” op de postvak in-folder, zodat deze vanaf nu het aantal nog te verwerken mails in de folder aangeeft (in één oogopslag inschatting van je workload)
   • rechtermuisknop op de folder
   • “eigenschappen” (onderaan) en kiezen voor
   • “Totaal aantal items weergeven”
4. Nu nog een gezonde drive/rationele trigger om je mailbox te legen!
   Timemanagers adviseren je mailbox 1 keer in de vóór- en 1 keer in de námiddag te checken. Bij mij werkt dat niet (ben dan ook geen time manager ;OP). Nog anderen adviseren om je Outlook uit te laten staan. Vin´k ook ni handig. Zoek dus een methode die bij jouw persoonlijk past (én die uiteraard “toegelaten” is binnen je bedrijf). Wat bij mij b.v. welk werkt; iedere keer als ik iets afgewerkt heb, “beloon” ik mezelf met m´n mail te (ver)werken.
5. De teller op de inbox zet me ook positief inspirerend aan om ´s avonds de mailbox leeg te hebben (de taakspanning van het Zeigarnik-effect). Dit betekent dan enerzijds dat ik alles wat die dag op me afkwam heb kunnen inventariseren en anderzijds dat ik “x” aantal shotjes endorfine/dopamine heb gehad :-).

En actie!

• Hoe is het met jouw “overlevingsmechanisme” gesteld? Lijd je (onder) je mailbox of leid je hem?
• Met welke nieuwe gewoonte ga jij aan de slag?

Als leidinggevende?

• In hoeverre beheers jij alle inkomende kanalen van werk? Of overheersen ze jouw?
• Welke constructieve actie naar je eigen “instroombeheer” en naar dat van je team toe ga je nemen?
• Wat zou het effect zijn moest dit in het team volledig gestroomlijnd zijn denk je?

Psssst 1: een beetje relativeren …

Wat de “beslaglegging” op onze tijd betreft als het over mail gaat, toch even relativeren; het lijkt vaak veel en het lijken uren (verschil tussen psychologische tijd en reali-tijd). Niet alleen omwille van onze reflex om veel te controleren, wellicht ook omdat de media en de omgeving het aanpraat.  Als we het immers goed organiseren, zijn we op zich (uitzonderingen bestaan altijd) ook weer niet zó veel bezig met onze mail (die overigens in de toekomst wellicht nog zal toenemen).

Psssst 2: lang leve mail!

Overigens, het hele leuke aan je mailbox is dat het dé verzamelplaats van werk is. Stel je voor dat je werk van alle kanten zou kunnen komen, dan moet je die ook allemaal in de gaten houden (verlies aan energie). Dus … lang leve een (beheerste) inbox!

 

Succes en bij vragen, mail me gerust!

 

Wil ook jij je tijd, energie en goesting in de juiste richting zetten?

Neem deel aan een open workshop ‘Time management in Outlook’ of

contacteer me voor een oplossing op jouw maat

(presentatie, in-company training, persoonlijke coaching).