In tijdtrainingen wordt vaak de wet van Carlson vermeld (“een taak in één keer afwerken neemt minder productieve tijd en energie in beslag dan het in verschillende keren afwerken”)
Vermoedelijk heeft ooit één iemand Sune Carlson´s werk geïnterpreteerd (Carlson, Sune. Executive behaviour: A study of the work load and the working methods of managing directors. Arno Press, 1951) en is dat sindsdien steeds gekopieerd geweest :).
Welke problemen ontdekte Carlson (nog meer?)
Carlson (Zweeds econoom 1909-1999) observeerde 9 Zweedse CEO´s van grote bedrijven grondig van nabij en kwam immers tot o.a. onderstaande zes waarnemingen waaronder;
- de managers in kwestie werken vaak zeer fragmentarisch –verschillende soorten jobs zeer afwisselend- (zie ook H. Mintzberg, H., The Nature of Managerial Work. New York – Harper & Row, 1973).
En jij? - gemiddeld iedere 20 minuten wordt een manager onderbroken ((“bijna zelfs geen tijd om ongestoord een sigaret op te steken”);
Dit was in 1951. Doe vandaag of morgen zelf de test en turf een keer op een blad hoeveel dit momenteel voor jouw het geval is (incl. de momenten dat je zélf afgeleid bent!). - Teveel administratietijd (toen al :)) of te weinig (structureel)! Carlson spreekt in zijn boek over “administratieve pathologie” als o.a
- administratieve procedures te veel afwijken van de meer efficiënte procedures (best practices),
- er te weinig policies zijn (géén processen afspreken, waardoor onduidelijkheid heerst en “flexibiliteit” -lees chaos- troef)
Waar kan jij/jouw afdeling nog tijd & energie winnen m.b.t. papierwerk/afspraken?
- Onvoldoende voorbereide documenten en presentaties of te veel details leiden/lijden tot “de juiste informatie verzamelen” als meest frequente bezigheid (en tijdverlies dus).
Heb jij alle nodige informatie voor jouw job (snel & volledig) beschikbaar? - Ook inefficiënte vergaderingen (te lang, te veel mensen, niet optimaal gecoördineerd noch geïntegreerd met andere activiteiten/verplaatsingen).
Wat is jouw ervaring en wat kan je er aan doen? - Hét grootste probleem was dat managers ruimte dienden te houden voor hun belangrijkste taak, waar ze voor ingehuurd werden (strategische beslissingen)!
Wat is -of je nu manager bent of niet- jouw job, waarvoor ben jij ingehuurd, in welke concrete taken zit jouw toegevoegde waarde?
Welke kwalijke gevolgen?
Val je ten prooi van één of meerdere van bovenstaande 6 “Pacmannen”;
- productiviteit daalt;
- stressniveau stijgt;
- uitstellen, opschuiven belangrijkste taken;
- vroeger starten en/of later eindigen (om tóch iets gedaan te krijgen);
- stijging van fauten;
- motivatie daalt;
- overzicht kwijt;
- onenigheid en frustratie piekt …
Hoe praktisch mee INgaan?
- Onderbrekingen; blokkeer in uw agenda/reserveer ongestoorde tijd; laat je chef deze blog lezen en maak hier afspraken rond
(b.v. iedere dinsdag- en donderdagvoormiddag)! Lees zeker “Je planning? 3 kranen toe i.p.v. dweilen!“ - Gefragmenteerd werken; groepeer je kleine soortgelijke taken in blokken; stel dat je maandelijks de facturen moet goedkeuren, groepeer je deze best (b.v. in een folder apart of met vlaggetjes op bepaalde datum) en werk je ze één keer per maand af, voorkom “zappen” (van teen naar tander);
- Administritis; doe voorstellen tot administratieve vereenvoudiging
(wees allemaal “Van Quickenbornes”), pak eerst wat je het meeste stoort aan; - De juiste informatie/tools; vraag aan je chef de juiste ondersteuning
(wat je nodig hebt om je job beter, sneller te doen); - Meetingitis; doe voorstellen tot betere MiKaMEiL-vergaderingen
(download het MiKaMEiL-naslagwerk mét zelfchecklists); - Maak verschil; ruim/plan tijd in je agenda voor je belangrijkste “actieve tijd”, de taken waar je werkelijk “geschiedenis” mee schrijft …
Bekijk een keer “Bezig zijn als een kieken zonder kop …“
Actie!
- Welke van de 6 heeft op jouw de grootste impact?
- Hoe ga je dit naar de toekomst toe aanpakken?
- Welke hulp heb je daar bij nodig?
- Welke eerste stap zet je hiervoor?
Leidinggevende?
- Wat is voor jouw de belangrijkste van de 6?
- En voor je team?
- Welke actie neem je hier voor?
- Wat gaat je dit concreet opleveren?
Succes!
Werner.
Interessant? Wil ook jij je tijd, energie en goesting in de juiste richting zetten (of die van je team?)?
Neem deel aan een open workshop ‘Time management in Outlook’ of
contacteer me voor een oplossing op jouw maat