Chef; “Hoe ver staat ge met het project Kakafonie, Dimitri?“
Jij; “Tja, ik wacht op informatie van Godot van onze afdeling engineering.”
Chef; “Hebt ge hem er al aan herinnerd?”
Jij; “Al 2 keer Chef!”
Chef; “Ge moet er wat meer achter zitten Dimitri, desnoods dagelijks, tot ie ´t beu is.”
Jij; “O.K. Chef …” maar je denkt iets anders want je ervaring leert iets anders …

Herkenbaar? Hoeft overigens niet negatief te klinken hoor! Mensen hebben het vaak gewoon druk. In die drukte worden soms dingen vergeten, ziet men af en toe zaken over het hoofd, gelden andere prioriteiten of … “redenen“.

3-stappenplan tot opvolgen!

Hoe hier nu slim mee omgaan? Een 3-stappenplan, ter voorkoming overigens van systeem paraplu (“ik heb het doorgegeven en ik kan het bewijzen”) want dat blokkeert energie en vooruitgang.

STAP 1 – opvolgen!

Vanuit de reflex 5 “doorgeven & opvolgen” heeft iedereen heeft het recht om gecontroleerd/opgevolgd te worden.
(zie ook m.b.t. prioriteitstelling Opgepast; duiken! Hier komt werk aan!)

Dit werkt uiteraard alleen als diegene die opgevolgd wordt, ook werkt!
Maar wat als dit vast lijkt te zitten?

1. Je stuurt een eerste mail;
   “Beste Godot, ten einde ons project Kakafonie te kunnen indienen, ontving ik graag jullie technische richtlijnen. Is dit haalbaar tegen half maart, begin volgende week?”;
2. Je stuurt een opvolgmail;
   “Dag Godot, friendly reminder; tegen wanneer kan je me dit bezorgen aub?”;
3. Je belt een keer;
   spreekt Godot persoonlijk en vriendelijk, neutraal aan met dezelfde vraag en de noodzaak & eventueel gevolgen ervan.

Drie keer, geheel volgens de regels van de overtuigende communicatie.

STAP 3 (jaja, stap 3!) – escaleren!

Krijg je echter gehoor noch gewenst antwoord, is het logisch beider chefs in te kopiëren (de jouwe en eventueel de zijne).

Deze techniek noemt “escaleren”; kennis geven aan beider chefs dat het uit je handen, buiten je bereik (en eventueel die van je gesprekspartner) is.
B.v. “gezien andere prioriteiten gelden”, ben je te weten gekomen van je gesprekspartner bij engineering.

Bedoeling van escaleren is dat dit op hoger echelon wordt aangepakt (bazen onder elkaar) en dat zij het van daaruit overnemen, behartigen.

Op die manier moet jij er geen onnodige inefficiënte tijd insteken én doet je baas waar hij goed in is en meer verantwoording draagt.

Ofwel; systeem parasol (zet energie in beweging)!

STAP 2 – vrijwaren! waarborgen

Belangrijk vóór escaleren is wel dat je je gesprekspartner (Rudi hier) “uit de wind zet”. Vanuit begrip voor Godot´s situatie (hij had geen priori-tijd voor de technische richtlijnen) licht je hem vooraf in dat je dit dan -zoals het functioneel hoort- door jouw baas met zijn baas zal laten opnemen, zodat een oplossing kan gezocht worden (b.v. prioriteit geven).

“Beste Godot, ´k begrijp jouw persoonlijke standpunt en positie, waarmee ons probleem niet opgelost is uiteraard. Ik rapporteer dit zo aan mijn chef. Misschien is het een idee om deze mail naar je directe baas te forwarden, zodat jij in ieder geval buiten schot blijft en je taak volbracht hebt. Of heb je liever dat ik hem rechtstreeks aanspreek?”.

Op die manier bied je Godot enerzijds een uitweg als ie te goeder trouw is (waar we van uitgaan) en anderzijds challenge je hem mocht dit niet het geval zijn :).

Dus; OVE!

1 Opvolgen
2 Vrijwaren
3 Escaleren!

psssst 1;

Escaleren betekent hier het (bottom up) constructief upstream informeren van het management.
Wat dat betreft is het de omgekeerde downstream beweging van cascaderen; informatie die top down de organisatie ingaat.

psssst 2;

Uiteraard hóeft deze methodiek niet te worden toegepast, best is nog steeds dat je er met z´n 2 uitkomt.

En actie!

• welke van je dossiers, taken “hangen” momenteel vast?
• ken je hiervan de achterliggende oorzaken?
• wie dient dit te deblokkeren?
• hoe kan je chef je hier ondersteunen?

Leidinggevende?

• waarop hangen enkele van jouw dossiers?
• wat kan jouw chef hierin betekenen?
• wat kan jij betekenen voor jouw team m.b.t. hangende taken?

Succes!

Werner.

Herkenbaar? Wil ook jij je tijd, energie en goesting in de juiste richting inzetten?
Neem deel aan een open workshop ‘Time management in Outlook’ of
contacteer me voor een oplossing op jouw maat
(presentatie, in-company training, persoonlijke coaching).