“De plannen kloppen altijd, het is de realiteit die afwijkt” lachte Piet van Hoof -een vroegere collega- me vaak toe.
Hét probleem met plannen is;
- enerzijds je verwachtingspatroon (optimistisch dan wel pessimistisch, waarbij overigens onze verwachting vaak onze houding bepaalt!),
- anderzijds hoe je re-ageert op de werkelijkheid (de afwijking van je planning).
Vaak merk ik in de praktijk dat mensen zich coûte que coûte willen vasthouden aan wat vooropgezet is, terwijl de omstandigheden dit onmogelijk of zeer moeilijk maken. Daarbij “verkrachten” ze zichzelf, ook vaak anderen en doen de “waarheid” oneer aan.
Kraan 1: Vóórkomen is vaak beter dan genezen …
Dé grootste valkuil voor planning heeft plaats aan de bron; on-realistisch plannen.
Denk voor jezelf even na; welke externe oorzaken (uiteraard volledig afhankelijk van je job!) sturen je planning in de war (interne oorzaken/eigen gedrag is een ander paar mouwen dat in een persoonlijke coaching kan bekeken worden)?
Doe je ogen dicht en ga even voelen welke jouw grootste “stoorder” is.
(nog niet aan ´t voelen?; pak dan nu tóch een minuutje)
En? Wat is dat bij jou?
Kraan 2: O² – onvoorziene omstandigheden!
Je kan er donder op zeggen dat de meeste stoorders onder de noemer “onvoorziene omstandigheden” kunnen vallen;
je had er geen rekening mee gehouden, ze zaten niet in je plannings-, verwachtingspatroon.
Hoeveel procent van je tijd maken deze uit? Hoeveel uur per dag wordt je onverwacht “gestoord”, dien je te re-ageren op deze re-aliteit?
Uiteraard is dit voor een telefoniste of werfleider anders -dat noemt dan gewoon “de job”- dan voor een niet-operationeel leidinggevende, internationaal productmanager of CEO.
STAP 1 – ruimte vrijhouden & blijven oplossen!
Dé in eerste instantie meest praktische oplossing hiervoor is deze onvoorziene tijd pro-actief in te plannen, te bufferen.
Je kan gedrag immers niet zo maar overnight wijzigen; je collega´s, klanten, chef(s) zijn immers gewoon dat je het voor hen oplost, dat je er voor hen bent, dat je even blijft “dweilen“.
Haal wél de spanning eraf door er plaats voor vrij te houden in je agenda ; buffer, plan (dagelijks/wekelijks) ruimte in je kalender (b.v. dagelijks een uur).
In een opleiding voor leidinggevenden was een vaak gehoord planning issue dat ze ´s morgens tussen half negen en half tien “quasi niets konden doen, omdat ik continu gestoord wordt”. Dóórvragen leerde dat het vooral teamleden (maar ook de chef) waren die hun functionele dan wel relationele babbel kwamen doen. Verdere bewustmaking leerde dat beide belangrijk waren, dus diende hiervoor in eerste instantie -dagelijks- een uur te worden voorzien onder de kapstok “teamwerk-MBWA” (management by wandering around)
STAP 2 – vóórkomen & voortgang boeken!?
Vervolgens kregen de deelnemende leidinggevenden de opdracht (het was een langer lopende opleiding) te analyseren wat de patronen en oorzaken waren van de “storingen” en hoe ze het structureel konden ABS-oplossen (Anders Beter Sneller) dan wel vóórkomen, “kranen toe te zetten“, maar dan zonder slagkracht te verliezen, zelfs te winnen! Dit leidde tot wekelijkse teammeetings (i.p.v. dagelijkse storingen), gezamenlijke lunches, afspraken rond “stoortijd” en “stille werktijd” en o.m. ook onderliggend aanpassen van (onduidelijke) werkprocedures.
Creëer dus O², zuurstof voor je Onvoorziene Omstandigheden, analyseer je RE² Re-actieve Re-aliteit en pak structurele maatregelen.
Zelf ben ik zo ooit van 70% storingen naar een (voor mijn destijdse job aanvaardbare) 35% gegaan (onnodige meetings, teveel beslissingen in eigen hand, geen neen durven zeggen “om geliefd ende geëerd te worden”, té veel interesses, té weinig afbakening, té veel waan van de dag, met onderliggend faalangst en dat soort gein :-)).
Wat nóg bufferen?
En uiteraard -behoeft het betoog?- valt er nog wel meer te bufferen;
- je verlof! Plan vooral je verlof in
En lang leve snipperdagen; een keer of vier @ vijf per jaar gaan m´n vrouw Carine en ik 2 dagen -meestal vrijdag & zaterdag- ergens fietsen
mét overnachting via www.hotelkamerveilingen.nl of zo, wat -toen ik het niet vooraf plande- nooit gebeurde!; - vóór en ná vakantie (van jezelf)!
- tíjdens vakantie (van je directe collega´s)!
- je organisatietijd (mail lezen, herplanning maken …),
toch zeker een 30 tot 60 min per dag; - ruimte voor je B-taken
(niet dringende, wel belangrijke grote taken die werkelijk verschil maken in je job!) - …
Kraan 3: Hou voeling, aanvaard wat zich aandient en pak rationele actie!
Leg je focus niet te fel op je planning (per slot van rekening bewustzijnsvernauwing), want dan verlies je vaak oog voor de reële tijd, de realiteit.
Belangrijk is dus in voeling te blijven met wat écht gebeurt. Én om wat écht gebeurt ook te aanváárden en -op het deel dat in je eigen (illusie van) controle ligt, rationeel te re-ageren (herplannen, aan de bel trekken, tandje bijsteken, …).
Wat houdt je tegen?
“Ja maar ik heb geen tijd voor buffers en in voeling te blijven, als ik óók dát nog moet doen en inplannen!!”
Buffer nu maar gewoon, geloof me. Wees eerlijk; als je je buffers niet inplant, wat is dan het gevolg (denk hier even over na en beeld je de laatste keer in dat onverwachte gebeurtenissen roet in je eten strooiden)?
Wél is het inderdaad zo dat -als je plan technisch rekening houdt met ál wat op je afkomt, je agenda sneller gevuld zal zitten (ook mét “leegte”, ruimte of “gaatjes” zoals deelneemster Katrien Hoeylaerts het ooit noemde). Met als gevolg dat het je nóg duidelijker zal worden dat tijd schaars is.
Alleen weet je het nu vóóraf en kan je er op anticiperen (tijdig aan de bel trekken en actie pakken) i.p.v. tíjdens je werkzaamheden en voor blok staan (stressniveau omhoog, productiviteit omlaag) …
Overigens nóg eens; buffer maar gewoon hoor; er is nog nooit iemand komen klagen over een buffer die wegviel “en dat ik me daar verveeld heb!”
En … actie!
- Wat ga jij vanaf vandaag “bufferen“?
- Wat is de grootste oorzaak van jouw storingen en (hoe) kan jet het structureel oplossen?
- Waarvoor plan jij momenteel best extra ruimte in je agenda (een B-taak waar je momenteel een donkerbruin gevoel bij krijgt en dringend werk van moet maken)?
Leidinggevenden;
- Hoeveel procent “storingen” (tijd die je zelf niet dirigeert) ervaar jij in je job en is dat “normaal”?
- Welke 3 maatregelen zou je kunnen nemen die hierin grote positieve verandering brengen?
- Hoeveel buffertijd heeft jouw afdeling nodig en hoe ga je ze a) inbouwen b) op langere termijn vóórkómen?
Psssst 1: andere stoorders?
Loop je nog tegen andere “stoorders” aan, reageer onderaan deze blog, stel je vraag en je krijgt een aantal tips om er praktisch mee in te gaan! Doe je dit liever privé, mail me!
Psssst 2: ook NIET plannen blijft een goeike:
Vóóraleer je iets in je agenda zet; challengen die handel!
Zie de blogposts “Klantgericht “neen” zeggen tegen je chef!” en “Opgepast; duiken! Hier komt werk aan!”
Bon chance!
Interessant? Wil ook jij je tijd, energie en goesting in de juiste richting inzetten?
Neem deel aan een open workshop ‘Time management in Outlook’ of
contacteer me voor een oplossing op jouw maat
(presentatie, in-company training, persoonlijke coaching).