Uw examentijd: een vak dat je niet graag deed, waar je tegenop keek … weinigen was het gegeven om hier volledig gedisciplineerd tijdig aan te beginnen. Neen: je schoof achteruit, stelde uit tot … het studeervolume zo groot was dat je er niet meer omheen kon en dat het aantal pagina´s je soms verpletterde (de doordouwers gingen een nachtje of 1 2 3 door, anderen gingen onderuit en mochten als ze geluk hadden … herkansen).
Zo ook met bepaalde complexere taken/(mini-)projectjes die uw richting uitkomen.
uw inbox: een mijnenveld!
Onder het mom van “straks doe ´k dat wel” of “goh, nu even geen zin in” laat je ze in je inbox of op je interne harde schijf staan (losse eindjes ergens in je hoofd) waar ze zich als onrust makend virus kunnen verspreiden en onbewust een paniekje zaaien (ongemakkelijk gevoel overvalt je, een wat korter lontje, vaak niet weten waar het vandaan komt en andere aandoenlijke symptomen, tot zelfs ´s nachts wakker worden).
Eigenlijk zijn dit allemaal waarschuwingen van uw chemisch fabriekske (uw lijf, uw lichaam) dat er actie moet genomen worden omdat er tijdbommen, tijdmijnen in uw inbox, in uw hoofd zijn terechtgekomen, die een potentieel gevaar vormen voor uw tijdbeheer en welbehagen.
Ontmantelen die handel: hak ze in mootjes!
Maak er dus een gewoonte van, alles wat op je afkomt meteen te ontmantelen! Het gekende verhaal van een olifant opeten. Dat doe je in stukskes (sossisioneren) omdat ie in z´n geheel niet door uw mondopening kan … (hoewel ik mensen ken die een goeie poging zouden kunnen wagen).
Dus : ontmijnen die handel! Bij iedere tijdbom die op je afkomt de reflex “volgende stappen” hanteren!
Reflex : next steps!
Ontwikkel een reflex van wat op je afkomt meteen in fasen/acties in te delen. Zelf open ik meteen een taak (in m´n actielijst) of afspraak (in m´n agenda) om daarin direct de eerstvolgende stappen te noteren. Gunstig gevolg is een overzicht en overzicht brengt vaak rust.
Van daaruit is het overigens een kleine stap om er een timing bij te zetten, ruimte vrij te maken en … de eerste stap meteen te pakken of in te plannen, zodat je het uit je hoofd kan zetten.
Hoedoededa in Outlook?
- ten eerste: (als het niet via de inbox is binnengekomen) iets in Outlook te zetten (een actie/taak aan te maken met de sneltoets CTRL-SH-K),
- ten tweede: meteen onder elkaar een 3 tot 5-tal opeenvolgende stappen uit te tikken en
- ten derde: onmiddellijk de eerste stap te zetten en/of de volgende in te plannen
(de taak een precieze startdatum geven of meteen in de agenda te zetten).
Deze techniek maakt overigens ook direct inzichtelijk of er ueberhaupt ruimte ís en geeft dus onmiddellijke feedback naar workload, haalbaarheid en eventuele rationele feedback naar de opdrachtgever.
Ben je leidinggevende?
Uiteraard geef je als leidinggevende het goede voorbeeld (al was het maar om niet last minute naar je team toe te moeten stappen met een -alweer- “dringend verzoek”)
Los daarvan begeleid je je team in dezelfde reflex : stel ze -waar nodig- de vragen:
- welke eerstvolgende stappen zijn nodig in deze opdracht? Je maakt ze op die manier bewust van de te maken ruimte;
- hoe lang denk je hiervoor nodig te hebben? Toetsen van de realiteitszin;
- wat is een haalbare deadline? Je laat ze zelf een voorstel doen en overlegt van daaruit (uiteraard heb jij het laatste woord);
- hoe kan ik jouw hierin ondersteunen? Je vraagt naar de hulp(middelen) die ze eventueel nodig hebben.
En … actie!
- inhaalmanoeuvre : doe het ofwel nu meteen ofwel plan je het in; welke tijdbommen in je inbox of hoofd zijn nog niet ontmanteld? Welk onzichtbaar werk zit er verborgen? Breng het in kaart, breng deze bommen onder “geleide explosie” zodat je er de (tijd)impact van kent. Maak ruimte vrij in je agenda.
- vanaf nu : pas de volgende stappen-reflex gestaag toe! ´t Is maar een (goeie) gewoonte …
Te laat! Detonatie nabij!
Is het te ver gezet, heb je er (om welke al dan niet terechte reden) te lang mee gewacht, wordt er door te ontmantelen meer onrust in kaart gebracht en gaat je lijf mogelijk nog feller huiveren?
Dat is de moment om de hulptroepen (chef, vertrouwenspersoon, coach) in te roepen en/of advies te vragen. Doe het, voor het te laat is want (eigen) ervaring leert dat er een mogelijke maagzweer, migraine accompagnée of burn-out op de loer ligt … No good!
Werner.
Herkenbaar? Wil ook jij je tijd en energie in de juiste richting inzetten?
Neem deel aan een open workshop ‘Time management in Outlook’ of
contacteer me voor een oplossing op jouw maat
(presentatie, in-company training, persoonlijke coaching).
Geef een reactie