To do lijstjes! In alle soorten en smaken overigens en voor meerdere doeleinden. Om zot(ter) van te worden! En ze liggen (als je niet oppast) overal! Je (brein) zou er het noorden bij verliezen en stress is lurking in the dark … Tóch is alles beter dan het (trachten te) onthouden. Hoe maak je nu praktisch één degelijke actielijst waar je wat aan hebt?
Reflex 1 – schrijf op; kop leeg, systeem vol!
Alleszins al sterk dat je het úit je hoofd, óp een lijstje zet! Dat is alvast stap 1, waarvoor proficiat!
Reflex 2 – centraliseer … en hou overzicht!
Onder het motto van reflex 2 – centraliseer! is het zaak deze schrijfsels op één plaats verzameld te hebben en dat is waar de Outlook takenlijst komt piepen;
Je Outlook takenlijst!
Een spijtig genoeg sterk ondergewaardeerde tool van onze vriend Bill Gates, waartoe in deze blog een beetje reclame en enkele praktische tips om zelf mee aan de slag te gaan. Zelf gebruik ik hem al jaren naar groot productief jolijt. Ook vrijheid overigens want de takenlijst stelt me in staat om;
- niks te moeten
onthouden - alles makkelijk en ten allen tijde terug te vinden (in een sortering die ik zelf kies via categorieën, zie verder)
- het terug voor mijn vizier te laten verschijnen op een ogenblik dat ik het nodig heb (weliswaar zelf zo ingesteld want ik blijf uiteraard baas :OP).
Hoedoededa?
A. een taak aanmaken?
Kan op minstens 3 snelle manieren (doe meteen even mee, dan zit het psychomotorisch in je vingers);
- ctrl+sh+k en je vult de hoofding in, misschien nog extra informatie in de “body” (net zoals een mail);
- je “sleept” een mail naar je takenlijst
- ofwel met linkermuisknop (en hij kopieert de tekst)
- ofwel met rechtermuisknop (en hij laat je de keuze, o.a. om de hele mail -mét bijlagen!-) te kopiëren of verplaatsen, naar eigen believen;
- je “vlagt” een mail door op het vlaggetje achteraan te klikken.
B. een specifieke datum prikken?
- bij een taak kan je er eventueel een begindatum bij zetten (de dag dat je het terug wil oppikken), einddatum houdt ie automatisch hetzelfde (dat is ook logisch en gewenst, want er is -tijdtechnisch- maar 1 datum belangrijk; de datum dat jij er aan gaat werken);
- bij een gevlagde mail klik je achteraan met réchtermuisknop op het vlaggetje en je kiest voor een (al dan niet aangepaste) datum;
- géén datum prikken; dan blijft het een ideetje, iets wat je niet wil vergeten en toch wenst te bewaren (een áctie is een toedoe mét een deadline. Als er géén deadline is, wordt het een ideetje).
C. een onderverdeling maken?
Met categorieën (“kleurkes”) kan je in Outlook de soort to do-lijst meegeven; klik je op dat icoontje en kies je “alle categorieën”, kan je ze naar eigen voorkeur aanpassen (nieuw maken, naam wijzigen, kleur aanpassen, sneltoets aan geven …).
D. en dan nu overzicht!?
Ga je naar je Outlook-“Taken” kan je naar hartenlust overzichten maken; je kiest (slechts 1x instellen) links bovenaan voor de “Takenlijst” mét het vlaggetje en via “Weergave wijzigen” ga je volledig voor de lijst “Actief”.
Vervolgens kan je weerom naar hartenlust sorteren (b.v. door op de begindatum te klikken of op de categorie in de takenbalk).
E. nóg leuk om te weten!
- Een keer je categorieën hebt opgesteld, kan je ze doorheen héél Outlook gebruiken
(in je mail, je agenda, je contactpersonen …) - Je kan per Outlook-item (mail, taak, afspraak) meerdere categorieën gebruiken
waardoor benadering vanuit verschillende invalshoeken mogelijk is!
En … actie!
- Waar en hoe verspreid liggen jouw to do-lijsten en wat doet dat met je aandacht?
- Hoe zou het voelen om straks met slechts één gecentraliseerde takenlijst te werken?
- Welke actie pak je daartoe?
Leidinggevenden;
- In hoeverre heb jij overzicht op al wat “hangende” is?
- In hoeverre hebben je teamleden overzicht en welk effect op de productiviteit én op hun welzijn
- loopt alles? Geef ze meteen een pluim!
- kan het nóg beter; stuur ze deze blogpost door en zet het op de teamagenda.
- welke korte en lange termijn actie ter verbetering?
Psssst 1: gedeelde takenlijsten!
Wist je overigens dat je takenlijsten ook gewoon kan delen, net zoals je agenda? Werkt uit de kunst voor b.v. projectgroepen! Probere ne kere!
Psssst 2: onderweg?
Om ook “ergens ten velde” mijn Outlooklijst …;
- a) te kunnen lezen , gebruik ik de app TaskTask (iOS), maar ook Todoist werkt o.k. (Android),
- b) te kunnen vullen, is -naast de voormelde- de app “notities” van Outlook zelf dan weer “lekker”
(zoals onze noorderburen plegen te zeggen), waarna ik de notities sleep naar waar ik ze wens (acties/taken dan wel agenda etc). “Notities” dient nog wel gesynchroniseerd te worden met je smartphone.
Succes!
Interessant? Wil ook jij je tijd, energie en goesting in de juiste richting zetten?
Neem deel aan een open workshop ‘Time management in Outlook’ of
contacteer me voor een oplossing op jouw maat