tijdbommen meteen ontmantelen: opdelen, tijdschatten en inplannen!
Er was eens ... een nieuw project of een complex uit te voeren werk dat heel wat handeling vraagt en dat iets lastigs in je losmaakt … Je kijkt er tegen op om aan te beginnen, stelt het uit, laat het in je postvak in staan als het een mail betreft, in of onder je stapel liggen als het om papier gaat of ... -veel erger!- als een los eindje in uw hoofd rondslingeren. Je creëert een tijdbom.
Doe je dit vaker, wordt je mailbox -of hoofd- een waar mijnenveld, niet alleen een gevaar voor uw tijdbeheer maar vooral voor uw welzijn!
Maak er een gewoonte van, alles wat op je afkomt meteen te ontmantelen, in stappen in te delen! Het gekende verhaal van een olifant opeten. Dat doe je in stukskes omdat ie in z´n geheel niet door uw mondopening kan, hoewel ik mensen ken die een goeie poging zouden kunnen wagen ....
#hoedoededa?
Zelf open ik een actie in m´n actielijst of afspraak in m´n agenda om daarin meteen de eerstvolgende stappen te noteren. Vervolgens een eerste inschatting van de tijd die nodig is om iedere stap te volbrengen. Op die manier ontstaat een soort plan van aanpak, zodat het voor ons brein minder bedreigend en eerder haalbaar overkomt, met de psychologische rust die volgt.
Bovendien zal je merken dat dit concreet maken van een opdracht het voor ons brein ook makkelijker maakt om in actie te schieten. Plan tot slot die eerste stap meteen in je agenda of actielijst in, zodat je het verder uit je hoofd kan zetten.
En … actie!
Creëer vanaf nu een drie-stappengewoonte:
1. noteer de eerste -of alle- stappen,
2. zet er tijd naast en
3. plan het meteen in.
Doe ook een inhaalmanoeuvre:
welke tijdbommen in je inbox of hoofd zijn op dit moment nog niet ontmanteld, welk onzichtbaar werk zit er nog in je hoofd verborgen? Breng deze bommen met het drie-stappenplan vooraf onder geleide explosie zodat ze later niet onverwacht ontploffen en je bovendien vandaag nog rust in je hoofd krijgt ...
Ben je leidinggevende?
Coach je collega´s en stel ze -zeker bij het delegeren van werk- de volgende vragen:
- hoe ga je het aanpakken, in welke stappen?
richting een stappenplan van aanpak - hoe lang denk je voor iedere stap ongeveer nodig te hebben?
ter toetsing van de realitijdszin - wat is voor jouw een haalbare deadline, waar heb je nog ruimte in je agenda?
ter dubbelchecken van haalbaarheid in de agenda - hoe kan ik jouw hierin ondersteunen?
ter verdere zekerstelling en ondersteunende motivatie
pssssst: deze techniek past zich trouwens ideaal toe voor je te bereiken doelen, lees daartoe de blog bezig zijn als een kieken zonder kop: doelen stellen & stappen zetten.
- Heb je hierrond een leuke anekdote of een vraag, stuur me een mail!
- Vind je dit interessant, stuur deze blog door naar een lotgenoot.
- Wil je jezelf scoren op tijdcompetenties, vul je zelfscan in!
- Wil je de hele methodiek leren kennen, lees het boek GOD - Goal Oriented Doing.
One life ... live it & love it!