KAP er iedere dag mee!

De dag van vandaag K-analyseren, nú A-lles aan de kant en P-lannen voor morgen.

1.    K-analyseer je dag van vandaag!

Kanalyseren wil hier zeggen; in goede banen leiden, je dag herbekijken en enerzijds lessen trekken (en actie nemen), anderzijds blessings (zegeningen) uit halen en er van genieten.

WKB!

“Na iedere treejning doe je een WeejKaaBeejtje” hoor ik Bart van Luijk van DOOR met sterk Amsterdams accent nog zeggen in m´n (strenge maar degelijke) trainersopleiding. “Een watte Bart?” “Een Wat Kan Beejter-ronde, metééjn nadien. Het kan immers áltijjd beejter, dat is hèt verschil tussen falen en succes”.

Zo ook na een dagje kantoor; WKB!

Analyseer!

Analyseer dus wat en waarom het fout ging, hoe je dit in de toekomst kan voorkomen en welke actie je daar vandaag voor dient te nemen/in te plannen.

Vaak bots je op de manier waarop je bedrijf (nóg niet goed) georganiseerd is (processen en procedures – taakgericht) dan wel op de invloed van (eerder ongewenst) gedrag op de werkvloer (omgangsvormen – mensgericht).

Hierin zit vaak veel tijdverlies (dus nog tijdwinst) en frustratie/ergernis (dus nog sfeervooruitgang), wat vaak leidt/lijdt tot onvoorziene omstandigheden die de dag (poëtisch gesteld) “anders doen lopen dan verwacht” (onverhoeds overhoop gooien dus, met alle gevolgen vandien).

Schrijf tijd!

Om te kunnen analyseren (en niet te moeten memoriseren) adviseer ik ten stelligste om je agenda bij te houden; heb je een taak (langer dan een half uur) afgewerkt, zet het in je agenda. Zet er mogelijk zelfs bij hoe het proces verliep (moeizaam, makkelijk, wat hielp, wat werkte tegen), zodat je einde dag-analyse vlotter verloopt en je je onbewuste brein al aan het werk zet naar oplossingen. Dit kost je hooguit een 5-tal minuten per dag maar levert je én een overzicht van activiteiten op én de mogelijkheid tot nader bekijken.

Game changer!

• Dit analyseren vraagt verder een zowel cognitief (taak) als affectief (mens) geïnteresseerd en bewust aandachtig zijn naar die (diepere) oorzaken van ontstane issues en problemen, om ze van daaruit gedegen en structureel op te lossen voor de toekomst;
• Het vraagt van zowel individue als organisatie een inspanning om op rationele (taak) maar tegelijk ook hartelijke (mens) wijze wijze open te staan voor overleg en feedback;
• Het vraagt van alle betrokkenen áán de organisatie (taak) -en samenwerking (mens)- te werken i.p.v. er ín, kranen toe te zetten i.p.v. te dweilen.

Doe je dit consequent, zie je niet alleen het rendement (taak) stijgen, maar vooral ook de gedrevenheid, motivatie en daardoor de sfeer (mens). Game changer!

Toen ik nog écht werkte, ben ik er op deze manier ooit in geslaagd een (tijd)verbetering van meer dan 30% te bereiken; analyse leerde me dat ik me veel te veel moeide met zaken (vergaderingen, taken, verantwoordelijkheden) die ik naar me toetrok (willen gezien worden, willen pleasen) en dat het team te veel tijd verloor in (vaak door de hogere organisatie of overheid opgelegde maar ook zelf opgestelde) procedures en werkwijzen. Beleid bepalen, keuzes maken, gezonde assertiviteit aanleren, verantwoord delegeren, eigen gedrag veranderen, gaf (weliswaar pas over een maand of zes gespreid) mooi resultaat voor mezelf én het team (en bijgevolg uiteraard ook het bedrijf). Productiviteit omhoog, sfeer (en vrije tijd) omhoog.

WGG?

Overloop je agenda en je activiteiten van de dag en maak ook zeker tijd om stil te staan bij Wat Ging Goed? Geef je zelf een pluim, een half minuutje, al dan niet met je ogen toe. Lees in de LinkedIn-post van Ignace Eliano wat dit structureel met je brein (en je leven) doet.

2.    A-lles A-an de kant nú!

Maak schoon schip! Je bureau & je inbax, je inbox, je kop leeg & beloon jezelf!

Bureau en Inbax leeg!

Welk gevoel krijg je als je thuis eens goed opruimt? Juist; een opgeruimd gevoel! Laat ook je bureau dagelijks proper achter (het poetsteam zal je dankbaar zijn). Opgeruimd staat netjes en een plaats voor alles en alles op z’n plaats, ook je inbax leeg!

Inbox leeg!

Zorg dat aan het eind van je dag je inbox leeg is. Hanteer de DoelGericht Doen-methodiek en de reflex 2 vastpakken = beslissen.

Kop leeg!

Doe een braindump; je kop leeg, je systeem vol en zet alles wat in je hoofd zit en nog aandacht vraagt in je agenda, actielijst of ideelijst, maak je brein vrij voor leuker dingen!

Beloon jezelf!

Count your blessings, geniet van je resultaten! Je deed dit al door je agenda te overlopen (en te herplannen overigens waar nodig), zelf doe ik dit nóg eens door naar m´n verzonden (mail)items te kijken en ze één voor één te deleten, mezelf “speekmedailles” uitdelend. Los van de geluksshotjes endorfine, dopamine en serotonine die vrijkomen op deze hooguit 2 minuten, geeft me dit een overzicht van wat er allemaal aan (vaak) “kleinere” dingen gebeurd is.

3.    P-lan je dag van morgen & … go home!

(her)Plan je dag. Voorkom de waan van de dag (meteen in je e-mail vliegen, korte taken afwikkelen voor je snelle shotje endorfine) en geef je belangrijke taken (die écht verschil maken in je job) voorrang. Zorg dat je vóór 11 uur je brood verdient hebt.

Zelf zet ik de belangrijkste punten als “hele dag afspraak” bovenaan m´n agenda, vaak met cijfers die de prioriteit aangeven. Zijn deze verwerkt zet ik ze (categorie met sneltoets) in het groen. Hopla, weeral een shotje endorfine! Op die manier heb ik ten allen tijde overzicht en (illusie van) controle.

Toch blijft het moeilijk om b.v. meteen te beginnen aan een blog schrijven, gezien dit een lange taak is en allerlei kleine afleidingen om je aandacht wedijveren.

Het korte termijn gemis van snelle dopamine-shotjes (mailtjes verwerken) wordt dan weer ruimschoots goedgemaakt met het plezierhormoon dat door je nieren je organisme ingeschoten wordt, een keer de blog afgewerkt is. In de psychoanalyse staat dit verschijnsel bekend als Freud´s lust- en realiteitsprincipe; in hoeverre kan je je korte termijn driften uitstellen op basis van rationeel (realiteits)gedrag?

Overigens, uiteindelijk krijg je tóch alsnóg de geluksshotjes van de mails etc. die je ná die grote taak (pas) bekijkt! Eérst de grote taken doen -hoewel niet altijd makkelijk- werkt dus lekker opportunistisch dubbel op (én -merk ik toch- je goed gevoel is diepgaander en duurt langer)!

Onderzoek leert overigens dat de kans dat je iets wérkelijk doet enorm verhoogt als je vooraf bepaalt waar en wanneer precies (een exacte datum en zelfs uur of prioriteit) je het doet (planning dus).

Eerst zien en dan geloven? Neen. Eerder eerst geloven en dan zien (selffulfilling prophecy)! Just do it!

Pssst-it

Sommigen doen het liever niet (hebben er geen nood aan, so be it) of aan het begin van de dag. Als het voor jouw werkt, houden zo! Zelf geef ik voorkeur aan het einde van de dag, voor overzicht en de (werk)dag proper en met opgeruimd hoofd afsluiten. Op donderdag- of vrijdagavond kan je de week afsluiten en de volgende week vooruitzien. Hetzelfde voor de maand, het kwartaal, het jaar. Naar eigen wens!

Maak er een ritueeltje van!

Doe je bovenstaande iedere dag (zoals kleren aandoen ´s ochtends en weer uit ´s avonds) verzeker je jezelf van een snelle (max. 15 minuten), beproefde manier naar resultaat op zowel productief vlak als qua Gutgefühl!

En het is een beetje zoals mediteren; alle dagen een half uur.
Behalve als je geen tijd hebt. Dan een uur.

En … actie!

• Hou dagelijks een moment (einde dag) over voor een WKB-WGG´tje
• Pak actie en geniet!
• Ruim op en vertrek!

Leidinggevenden;

• In hoeverre geef jij zelf het KAP-voorbeeld aan je team?
• Welke organisatorische aanpassingen kan jij doorvoeren met gunstig productiviteitsgevolg?
• Op welk vlak kan jij de omgang met elkaar verbeteren en voor sfeeropvijzeling zorgen?

 

Sluit iedere dag opnieuw af (start vandaag met je best bestede kwartier van de dag!) en resultaat is verzekerd … KAP er mee!

 

Werner

 

Interessant? Wil ook jij je tijd, energie en goesting in de juiste richting zetten?

Neem deel aan een open workshop ‘Time management in Outlook’ of

contacteer me voor een oplossing op jouw maat

(presentatie, in-company training, persoonlijke coaching).