Stel je voor … vanaf vandaag ga je op een heel andere manier naar je brievenbus toe; je opent iedere brief, neemt de reclame vast, scheurt pakjes open, bekijkt postkaarten, doorbladert magazines, tuurt naar toegestuurde rekeningen en … steekt alles er terug in.
Grappig? Dat is wél wat je met je mailbox doet!
Van a-één van a-twéé van a-hoppekéé!
Want hoe vaak pak je een mail immers vast, zie je wie de afzender is, lees je het onderwerp of het eerste stukje en besluit een inwendig stemmetje (vaak geheel onbewust en ongecontroleerd) …
“nu niet doen!”
“laat dat nog maar wat liggen” of “nu even niet zene“, “dat doe je straks wel”, “hier maar beter even doen of je het niet gezien hebt en zeker niet reageren op de leesbevestiging of hij belt seffens” …
“nu doen!”
Naast uiteraard ook die andere mailtjes “oh ja, dat duurt niet lang, ineens even doen”, “eindelijk antwoord, daar ga ik onmiddellijk mee verder”, “goh, hoe zou de toon van die mail zijn na ons laatste gesprek?”, “hey, een moppeke!”.
Watoeta in uw koppeke?
Ieder mailtje dat je terugplaatst laat nochtans (ongezien) zijn sporen na; een deel van je hersenpan is onvermijdelijk aangeroerd, gaat (op de achtergrond) aan de slag (stuurt chemische processen aan) en bovendien staat de mail als “gelezen” (tenzij je daar truckjes voor gevonden en/ofl ingesteld hebt natuurlijk).
Dat doe je dan iedere morgen opnieuw én nog enkele keren in de loop van de dag.
Tja, het is maar hoe je je (brein) bezig wil houden natuurlijk (om over prioriteitsstelling dan maar te zwijgen) :OP.
Hoe voorkom je dat?
De reflex “vastpakken = beslissen!”
Als je vanaf nu, iedere mail die je aanraakt, meteen van een volgende stap voorziet en in je organisatorisch systeem verwerkt
(zie onder meer Opgepast; duiken! Hier komt werk aan! en Klantgericht “neen” zeggen tegen je chef);
- is je mailbox ´s avonds in ieder geval leeg (hoe zou dat voelen?) én
- krijgt je lijf iedere keer een shotje endorfine want je hebt een beslissing genomen en weer iets afgewerkt/verwerkt.
Kop (en inbox) leeg, systeem vol!
In de workshop Time management in Outlook leer je hoe je voor jouw persoonlijk zo´n uniek en makkelijk systeem opzet, zodat je overzicht en rust in je hoofd krijgt én dus ´s avonds met een lege inbox huiswaarts keert. Of, zoals deelnemer Cis Willemen het uitdrukte; “geen visuele vervuiling meer”. Lees zeker ook de deelnemerservaringen.
En … Actie!
- Ga jij ook gebukt onder de zwaarte van je inbox?
- Zie je door de bomen (je mails) het bos (je taken) niet meer?
- Trek aan de bel!
Jij als leidinggevende?
- Hoe ga jij met je inbox en organisatie om? Of je het nu goed doet of het voor verbetering vatbaar is, je kent van beide de impact (op productiviteit en motivatie) op je team!
- Pak (indien nodig) actie!
psssst 1: en je bureau?
Hierboven is sprake over je mailbox (je “disk“), maar ook op je bureau (je “desk“) pas je de reflex “vastpakken = beslissen!” toe!
Hoe vaak pak je immers momenteel documenten vast en verplaats je ze weer?
pssst 2: een wedstrijd!
Post hieronder de grootte van je mailbox (aantal mails) of mail een foto van je bureau (of die van je collega :-) naar me.
De recordhouder-grootste mailbox/rommeligst bureau van ieder kwartaal krijgt gratis een persoonlijke coaching van 2 uur!
Nuttig? Wil ook jij je tijd, energie en goesting in de juiste richting inzetten?
Neem deel aan een open workshop ‘Time management in Outlook’ of
contacteer me voor een oplossing op jouw maat
(presentatie, in-company training, persoonlijke coaching).