In den beginne was er mail …
Wat is het eerste dat je des morgens doet als je op kantoor komt? Ná de koffie of thee? Vaak hoor ik “mails lezen”. Volkomen bio-logisch maar is het ook productief?
Start de cakewalk!
Je breingeheugen werkt aan de hand van associaties, neurale netwerkjes die in werking schieten als ze geprikkeld worden, ze vuren via neurotransmitters energie doorheen je breinnetwerk. Een beetje zoals een lichtknop aan en uit zetten, maar dan héél veel lichtknopjes en héél snel op en af (een soort “Ikea-test”).
En ieder mailtje -zelfs éven bekeken- start zo´n netwerk (met vaak de bijkomende emoties erbij). De hele cakewalk wordt aangezwengeld “als je even door je mailbox fietst”. Kwestie van oppeppen natuurlijk :P.
Gevolg; energieverbruik, slijtage, verloren warmte en … ge wordt neurotisch van het licht dat aan en uit gaat. ´s Avonds zo maf als een gieter maar … navenant geen productiviteit.
Stop de waanzin!
Pak volgende rationele (enkelmalige) maatregelen;
- Start je Outlook in je agenda i.p.v. in je mailbox;
bestand/opties/geavanceerd/Outlook in deze map starten;
via “bladeren” duid je “Kalender” aan; - Zet signalen van binnenkomende nieuwe berichten uit;
bekijk hier in 1 minuut hoe & doe het meteen!
Enter; nieuw gedrag!
Nu komt het emotioneel afkicken, nieuw adequaat gedrag “kweken”!
- Werk eerst aan wat je zeker áf wil, het geplande;
“Kiss the prince, eat the frog … niet omgekeerd!” - Bekijk mail in sé slechts ná het completeren van een geplande, belangrijke taak
(maak er een soort “beloningske” van, zie “Het zwarte gat van … mijn inbox!”) - Hanteer de breinvriendelijke en rustbewarende reflex 4 vastpakken = beslissen
lees “Mijn inbox is leeg eeg eeg eeg eeg!”
Soms hoor ik wel eens “ik zet mijn Outlook gewoon af”, wat ik persoonlijk niet zo handig vind want ik wil wel zelf kunnen mailen :OP.
EXTRA TIP; Druk je op de knop “Offline werken”, kan je gewoon verder werken. Wil je dan toch even je mail zenden/ontvangen, klik je gewoon op F9. Probere ne kere!
Psssst 1; jouw omgeving?
Kan je -vanwege je soort werk of omgeving- bovenstaande niet toepassen? Leer hier dan mee leven of scherp je vaardigheden aan (als het bij je persoonlijkheid past en jij of anderen hebben hier geen moeite mee) of … verander van omgeving of van werk. YOLO …
Psssst 2; een creatieve bui nodig?
Creativiteit is “alle remmen los”. Alle prikkels toelaten! Moet je een keer een brainstroomsessie in, wil je snel overzicht van “work at hand”, of wil je eens echt uit de bol gaan? Bekijk dan vluchtig al je mails en je brein zal inderdaad hypergeactiveerd worden 😊.
En actie!
- Start in je agenda & zet mailsignalen uit!
- Werk aan adequaat gedrag; plan your work & work your plan!
- Beloon i.p.v. bestraf jezelf met mail lezen (ná een taak)
& pak zelf het heft terug in handen!
Leidinggevende?
- Hoe is jouw mailgedrag en welk effect op je team?
- Hoe is het mailgedrag van je team en welke impact op hun (samen)werking?
- Welke stappen ga je nemen ter (verdere) verbetering?
Succes!
Werner.
Herkenbaar? Wil ook jij je tijd, energie en goesting in de juiste richting inzetten?
Neem deel aan een open workshop ‘Time management in Outlook’ of
contacteer me voor een oplossing op jouw maat
(presentatie, in-company training, persoonlijke coaching).