Heb je (privé of professioneel) al eens een grote verbouwing georganiseerd of een groot project budgetbeheerd? Dan weet je als geen ander dat je keuzes en concessies moet maken (die vloer wat goedkoper, dat tuinhuis een andere keer, het projectfeestje laten vallen -NOT!- …) of je stevent op een deficit af.
Rode kaken aan de kassa?!
Niks immers ambetanters dan met een volle kar aan de kassa staan en geen krediet meer hebben. Zij die het al meemaakten (mijn vrouw verschillende keren, oeps), weten hoe´n donkerbruin gevoel, rood hoofd en (te) warme temperatuur je daarvan krijgt. Om dit te vermijden is planning nodig; uiteindelijk dient iedere kost gebudgetteerd te worden.
Je bankrekening is hetzelfde als je agenda!
En je agenda is vergelijkbaar met je bankrekening. Alleen heb je bij je bankrekening een probleem als ie leeg is (en ga je prioriteiten stellen) en met je agenda als ie vol zit.
Je kijkt naar je bankrekening (agenda) voor de grotere uitgaven en naar je portemonnee (acties) voor de kleinere.
Pakketjes re-activi-tijd
Iedere opdracht die naar je toekomt (mail, vergadering, taak, idee …) vertegenwoordigt een pakketje “budget”/een dosis “tijd”. Hou je hier geen rekening mee, hou je dat niet bij, kom je op bepaald ogenblik enerzijds “in het rood” (met de voormelde plaisanterieën) en ga je anderzijds re-ageren, je geeft het stuur uit handen, wordt gestuurd door wat op je afkomt.
Begroot je pro-activi-tijd!
Belangrijk dus ww tijdrAdAr (Agenda & Actielijst) in de gaten te houden en te vullen met iedere “tijdverplichting en -toezegging” die je aangaat!
Reflex 8 – vul vul vul je agenda!
(v.w.b. je actielijst, lees Zóóóveel te doen, ik heb nog zóveel te doen!)
Reserveer dus voor ál je toekomstige commitments een blokje tijd in je agenda!
Doe je dit consequent, heb je ten allen tijde een helder overzicht (van je “uitgaven”)!
Prioriteren?
Zit ie vol, wordt het prioriteren uiteraard, lees daartoe de betreffende blogs;
- Bezig zijn als een kieken zonder kop …
- Klantgericht “neen” zeggen tegen je chef!
- Opgepast; duiken! Hier komt werk aan!
Voorzie pre-dictivi-tijd!
En wat houdt je tegen om -nú- ál je terugkerende “routine-uitgaven” in je agenda te zetten?
Je zgn. factuur voor elektriciteit, gas, water … oftewel je dagelijks, wekelijks, maandelijks terugkerend werk waarvan je weet dat het periodiek op je afkomt.
Dat brengt in kaart voor hoeveel je agenda sowieso al volzet/bezet is en geeft een beter zicht op hoeveel ruimte je nog over hebt.
Zelf hou ik in m´n agenda al jaren een pre-dictieve waarschuwing (“Duurt hele dag”-afspraak) voor de laatste 2 weken van juni & december en de eerste week van september als “challische weken”. Bij m´n planning (bekijken van de agenda) wordt dat dan aangegeven en hou ik er rekening mee bij het aangaan van verbintenissen en (destijds) in de aansturing van m´n team. Ooit zat er een HR-manager in de zaal die zelfs de ziektes “inplande”. Hij had een statistiek van de laatste jaren bijgehouden en merkte dat ieder jaar in bepaalde periode het ziektepercentage steeg (spijtig genoeg weet ik niet meer wanneer precies). Hij plande dit pre-dictief in z´n agenda en hield al half rekening met extra interim-krachten (productie-omgeving).
En … actie!
- Maak er een gewoonte van om pakketjes werk meteen in je agenda te plannen!
- Welke (terugkerende) tijdblokken dien jij nog in je agenda te zetten (wel “uitgegeven”/toegezegd nog niet “begroot“/gepland)?
- Wat kan aan je agendagebruik nóg verbeterd worden?
Leidinggevenden;
- Wat kan jij nog aan je agenda verbeteren, wat de grootste impact geeft?
- Hoe is het met de agenda-/planningskills van je team gesteld?
- In hoeverre heb je helder zicht op de agenda´s van je team (bestaan agenda-afspraken)?
Psssst-it 1: als ik alles plan heb ik totaal géén ruimte meer!
Is dat werkelijk zo? En is dat overigens dan ook nú het probleem niet?
Maar onder het motto “kom nooit met problemen, steeds met oplossingen”; Je planning? 3 kranen toe i.p.v. dweilen!
Psssst-it 2: je bio-& brein-ritmische agenda …
Uiteraard hou je bij het vullen van je agenda rekening met je bioritme.
Meestal is het zo dat denktaken best de voormiddag ingepland worden, doe-taken in de namiddag.
Ook breinvriendelijk plannen (het groeperen van gelijkaardig hersenpanwerk).
Psssst-it 3: enkele makkelijke truckskes in Outlook?
- Een mail naar je agenda slepen doe je met rechtermuisknop (ingedrukt houden) en sleep je naar je agenda-ikoontje. Los het dan en kies b.v. “Hierheen kopieren als Afspraak met bijlage” en je zal merken dat de hele mail (mét bijlagen) in een afspraak terecht komt, vanwaar je verder kan plannen.
- Wil je metéén een tijdblok reserveren (afspraak met jezelf), dubbelklik dan op de plaats in je agenda wáár je hem wil zetten of … gebruik de sneltoetscombinatie ctrl+sh+a (eender waar in Outlook)
Plan ze!
Interessant? Wil ook jij je tijd, energie en goesting in de juiste richting zetten?
Neem deel aan een open workshop ‘Time management in Outlook’ of
contacteer me voor een oplossing op jouw maat
(presentatie, in-company training, persoonlijke coaching).